企業(yè)管理中經(jīng)常會碰到“明規(guī)則，難執(zhí)行”的情況，這很大程度上是因為流程不暢，而流程不僅影響管理的效率，也制約著企業(yè)的發(fā)展，特別是規(guī)模迅速擴大、產(chǎn)業(yè)逐漸多元的大型集團企業(yè)。“現(xiàn)在這些大集團企業(yè)來找你，不是要你來給他編代碼，而是需要你利用信息化手段幫助他梳理管理的問題，從而優(yōu)化和提升管理效率的。” 北京慧點科技股份有限公司(以下簡稱慧點科技)企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品總監(jiān)杜勝介紹說。

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北京慧點科技股份有限公司企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品總監(jiān)杜勝

細化管理規(guī)則 固化管理流程

眾所周知，大型集團企業(yè)層級繁多、機構(gòu)龐大、業(yè)務條塊分明，而且在集團企業(yè)多元化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)下，管控模式上也需要從集中管控轉(zhuǎn)為分權細化，這不僅對企業(yè)的管理者提出了挑戰(zhàn)，也對系統(tǒng)服務商提出了新要求。“一些企業(yè)在管理上沒有針對性地細分哪些該集中、哪些該細分，也沒考慮到不同產(chǎn)業(yè)板塊需要不同的管理策略。因此在幫助集團企業(yè)構(gòu)建OA系統(tǒng)前，我們會先建議企業(yè)細分管理規(guī)則，再利用業(yè)務流程將管理規(guī)則固化到應用系統(tǒng)中。集團統(tǒng)一的管理要求可作為共性的管理應用，各級成員單位的內(nèi)部管理規(guī)則部署則為共性條件下的個性化應用。這樣不同層級既相互關聯(lián)，又相對獨立?？偛靠赏ㄟ^系統(tǒng)全面掌握自下而上的各類信息，并審查決策過程是否合規(guī)，各級責任主體是否盡職。” 慧點科技的杜勝總監(jiān)介紹說。

打破層級制約 靈活管理提效

“扁平化管理”是未來的管理趨勢，尤其對于現(xiàn)在瞬息萬變的市場來說，能夠高效敏捷地對市場變化做出戰(zhàn)略調(diào)整，無疑為企業(yè)爭取了更多的發(fā)展機會。但這對于組織架構(gòu)龐大的集團企業(yè)來說卻并不容易，怎樣能夠快速、合理調(diào)配各種人力物力資源，并讓執(zhí)行的流程順暢無阻、不受干擾呢?“慧點科技的OA系統(tǒng)既能支持大型集團的層級管理，又可以根據(jù)需要打破層級制約，有一套靈活的系統(tǒng)調(diào)配響應機制。如針對專業(yè)事項，可以扁平化處理，縮減溝通層級，保證效率。”杜勝介紹說，“另一方面，系統(tǒng)還可以迅速地變更組織機構(gòu)及管理規(guī)則來支持企業(yè)的運營管理。因為很多集團都在不停地兼并收購，我們的系統(tǒng)要不斷地根據(jù)他們的變化而變化”。

管理以人為本 系統(tǒng)方便易用

當前人們對軟件的應用接受程度，更取決于系統(tǒng)的易用性。對于一些傳統(tǒng)的大型集團企業(yè)來說，人員眾多，流動性大，學習掌握系統(tǒng)是高成本的行為。慧點科技的OA系統(tǒng)在研發(fā)過程中，實行互聯(lián)網(wǎng)化的操作界面和幫助體系，方便掌握使用。“更重要的是，通過系統(tǒng)將制度轉(zhuǎn)化為電子流程，同時將各類管理規(guī)則固化到環(huán)節(jié)中，強化監(jiān)控管理，促進規(guī)范化。員工在處理事項時，系統(tǒng)能告知當前環(huán)節(jié)的職責、審核要素及可能存在的風險;當處理完，系統(tǒng)會根據(jù)權限規(guī)則自動路由到下一個環(huán)節(jié)的處理人，并推送到員工的個人工作臺中。”杜勝說。

協(xié)同辦公首先是管理問題，而不是技術問題，OA系統(tǒng)只是作為一種管理工具而存在，杜勝在***感慨道：“如果不理清企業(yè)的管理規(guī)則，即使電子化了也一樣無法解決根本問題。因此，企業(yè)首先要實現(xiàn)管理規(guī)則的顯性化，再通過OA系統(tǒng)將規(guī)則進行固化，最終保障企業(yè)管理的有序運轉(zhuǎn)。”