EXCEL構建財務分析數據庫
前言：EXCEL是一種較為常見的辦公軟件，EXCEL具備強大的數據分析工具和數據處理功能‚基于EXCEL的財務分析數據庫具有靈活、簡便的特性‚可以滿足個性化、多層次、多維度的財務分析需求‚從而彌補通用財務軟件和管理信息系統財務分析功能薄弱的現狀‚提高財務分析的作用和效率。
用友、金蝶等財務軟件以及企事業其他信息系統的應用和普及‚大大提高了中小企事業單位會計信息化程度‚減輕了會計人員的負擔‚節約了財務成本。但實務工作者也發現‚財務軟件更偏重于會計賬務的處理及標準財務報表的提供‚而分析功能不足‚未提供良好的分析工具‚分析方法也不夠靈活‚其他信息系統更偏重于業務處理。這時就需要借助EXCEL等外部工具進行個性化的財務分析。
一、財務分析數據庫的構建
用EXCEL建立財務分析數據庫時‚可以充分發揮其靈活性‚從各個維度、各個層次對企事業單位數據進行分析。盡管EXCEL2007已經解除了以前版本只能處理65 536行數據的限制‚但是也要考慮到數據庫如果過于龐大‚運行速度會降低。因此‚建立數據庫時如果數據庫偏大‚可以將數據庫拆分成幾個小的數據庫。
明確了數據庫的構建目標后‚就可以從不同地方收集財務分析數據。這些數據既可以從用友、金蝶等財務軟件獲取‚也可以從企事業單位的其他信息系統導入‚如醫院的HIS系統、藥品管理系統、材料進銷存系統等等。導入的數據既可以是用友等財務軟件整個科目數據‚也可以是固定資產數據等等。
財務軟件和其他信息系統一般都有導出成EXCEL電子表格的功能‚如果這些信息系統軟件可以導出成分隔符區分的文本文件‚也可以通過EXCEL中的分欄工具進行拆分。
(一)基礎數據字段整理
在進行基礎數據整理時‚經常會用到這些函數:
1.時期處理函數。如根據日期提取年、月、周的數據:YEAR()‚MONTH()‚WEEK()。
2.字符處理函數。如提取字符串中的某一內容:LEFT()‚MID()‚RIGHT()。字符串聯結:CONCATENATE()。
3.數據格式轉換函數。如將數字強制轉換成文本:TEXT()。
4.邏輯判斷函數。如條件判斷:IF()。信息提取:ISNA()‚ISTEXT()。
(二)數據的歸類
財務分析時經常會對數據進行分類‚這時可以借助函數VLOOKUP()來實現。如對食品進行分類時‚可以首先建立一張字典表。
然后在數據庫里面在目標單元格輸入函數vlookup()并設置函數參數‚再對整個字段進行填充‚就可以根據字段食品名稱獲取其對應分類了。
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(三)數據庫的定義
數據收集整理完后‚可以在EXCEL里形成一張表單(sheet)‚可將有數據的區域定義為一張表‚并為之命名。本文以醫院收入分析數據庫為例‚基礎數據通過醫院用友、HIS系統收集整理后‚存放在一張名為“醫療收入”的表單內。這時先選擇所有數據區域‚點擊右鍵‚選擇“命名單元格區域”‚命名為如“數據表”。
定義數據區域可以更方便地對數據庫進行維護。
二、財務數據的分析
數據庫建立好之后‚就可以充分利用EXCEL的數據分析挖掘工具‚靈活方便地對數據進行分析。下面介紹幾種常用的分析方法。
(一)對比分析
建立的數據庫如果包含了一段時期的數據并進行歸類后‚可方便地實現對比分析。這里面需要用到EXCEL的數據透視表工具‚首先將光標定位到“數據表”‚單擊“插入數據透視表”‚并根據需要選擇報表篩選字段、行標簽、列標簽字段以及值字段。在作對比分析時‚應該在列標簽選擇時間字段‚并選擇需要進行對比的時間段。
透視表建立后‚可以通過報表等字段篩選數據的范圍‚例如既可以看全院收入‚也可關注某一個或幾個科室的收入分析。同時‚在鄰近單元格建立公式對數據進行比較分析。
(二)趨勢分析
趨勢分析也是財務分析中的一個常用方法‚分析人員可以從數據變化趨勢看出數據的長期變化趨勢及季節趨勢等。
用EXCEL建立趨勢分析時‚也要建立數據透視表并選擇要分析的字段。作趨勢分析時‚可以輔以圖片更能直觀地進行分析。將光標定位在數據透視表內‚單擊“插入折線圖”或其他圖形模板‚并調整圖形格式就可以制作出專業的圖表。
(三)結構分析
結構分析可以看出數據之間的構成分析。在EXCEL里面作數據的結構分析時也可以通過建立數據透視表‚選擇要分析的數據字段進行分析。同時‚還可以制作數據餅圖等進行直觀的觀察分析。
三、財務分析數據庫的維護與更新
財務分析數據庫建立完成后‚可以根據個性需求靈活地對數據進行抽取和分析。同時‚這個數據庫也是可以動態更新的。更新數據庫時‚只需在數據表末端追加數據記錄‚數據庫就會智能地將數據加入。當然‚這個數據庫也支持對以前數據記錄進行修改‚批量修改數據時可以使用EXCEL的批量替換功能;具備支持增加和刪減字段的功能。
修改數據庫后‚應確保增加的記錄在數據表內可以通過擴大數據表區域來實現。同步更新數據透視表和數據圖時‚只需要在任意表內‚單擊“更新數據源”‚則所有基于數據庫的透視表和數據圖都可以同步進行更新‚操作非常方便。
從上述研究可以看出‚EXCEL具備靈活、簡便而功能強大的數據分析和挖掘功能‚而基于EXCEL數據庫的維護和更新也非常簡單‚財務人員通過簡單的操作‚就可以從各個維度、范圍對財務數據進行深入的分析。當然‚EXCEL還具備更多的數據分析潛能‚需要財務人員在工作中發揮主動性和創造力‚從而提高財務分析的效率和作用。
參考文獻：[1] 陳偉. 自動化財務信息處理系統的構建[J]. 財會月刊:理論版‚2006(10).
[2] 張瑞君‚譯.EXCEL在財務管理中的應用[M]. 中國人民大學出版社‚2007.
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