采購Copilot許可，只能算是在辦公場景下有策略地安全運用AI技術的一小步。

相信很多朋友對《蜘蛛俠》電影中“能力越大，責任越大”的經典臺詞印象深刻。企業領導者同樣如此，在圍繞AI技術開展的規劃和籌備當中，這應當成為一條重要的指導性原則。

2024年初，微軟發布了AI助手Copilot for Microsoft 365，廣泛面向不同規模組織開放使用。這對企業用戶而言無疑是一個巨大的機會，有望把握AI帶來的強大生產力提升。

但合規性、數據隱私與工作中斷等顯著風險也隨之而來。為了確保能成功采用AI技術并降低與之相關的風險，企業經營者必須主動出擊，認真謹慎地謀篇布局。

櫻桃好吃樹難栽，Copilot就緒等不來

微軟Copilot能夠完成一系列令人印象深刻的任務，包括即時總結大量內容，檢索并整理多個文件中的信息，分析數據，以及起草電子郵件、文章和演示文稿。

早期采用者達成的實效也證明，該工具確實能在辦公場景下發揮積極作用。根據微軟介紹，70%的用戶發現Copilot提高了自己的工作效率，57%的用戶認為Copilot強化了自己的創造力，68%的用戶則表示Copilot改善了自己的工作質量。

換句話說，Copilot擁有改變工作方式的巨大潛力。能夠為AI技術應用做好準備的組織將快速推動生產力提升，將其他競爭對手甩在身后。而且這種領先效應就如同復利計算，能夠持續自我放大。Copilot與其他同類AI工具將在使用過程中學習和改進，因此當下的投資不僅能夠帶來短期收益，更將隨時間推移而持續擴大回報。

有些朋友可能還在懷疑Copilot及其他AI工具在辦公場景下的普及程度，那我們不妨用一組數據進行比對：互聯網經過七年時間才積累下1億用戶。而為了達成同一規模里程碑，Facebook花了四年半，ChatGPT則僅僅用了兩個月。AI技術的浪潮即將到來，這股浪潮已經到來，而且疾如閃電、根本不可阻擋。

為Microsoft 365 Copilot就緒制定戰略規劃

采購Copilot許可，只能算是在辦公場景下有策略地安全運用AI技術的一小步。在員工們實際使用Copilot之前，組織需要首先完成以下四個AI就緒預熱步驟：

1. 對領導層開展AI與Copilot相關教育。成功的Microsoft 365 Copilot就緒之旅，其第一步應該是獲得領導層的全面支持。高管團隊需要了解AI的總體功能與Copilot的具體特性，確定其在整個組織內的實際用例，以及哪些職能角色將從AI助理中受益最多。

2. 對Copilot技術就緒情況進行評估。這也是企業在部署AI時面臨的一大關鍵障礙。數據必須位于正確的位置，以便Copilot能夠靈活訪問并據此提供有價值建議。同時，組織還須確保Copilot只能訪問到必要數據，例如用戶不得通過Copilot接觸到員工工資或監管機構所控制的信息。

簡而言之，圍繞數據保留下數據共享建立起適當的訪問控制與策略才是重中之重。微軟也確實提供一款名叫Microsoft Purview的工具，用于幫助組織管理、保護和治理數據，但眾多組織還希望求助于值得信賴的第三方以協助解決AI籌備帶來的一系列高風險因素。

3. 制定Copilot采用規劃。即使是以往生產力最高的組織也能從Copilot中獲取受益，但我們不可能直接打開這款工具，就指望著獲得驚人的賦能成效。領導者和員工必須重新評估自己的工作流程，確保這款工具能夠在哪些方面更好地提高生產力。比如哪些日常任務在占用大量時間，Copilot又能如何介入以幫助減輕工作量、讓員工專注于處理價值回報更高的任務？

此外，為了確保Copilot的廣泛普及，領導者還必須組織關于Copilot及其功能特性的內部培訓。培訓課程應包含提示詞工程——畢竟輸入Copilot的提示詞質量，將直接決定該工具輸出結果的質量。微軟Copilot Lab就是一款很棒的工具，能夠針對多種特定場景提供提示詞工程指導和建議。

4. 圍繞Copilot制定短期與長期發展目標。組織應該明確自己希望通過Copilot實現哪些目標。舉例來說，在企業內部提高生產力、減少非必要會議、加快銷售線索的響應以及推動各部門間的順暢協作等。請注意區分短期目標與長期目標，之后利用Copilot儀表板跟蹤該工具對于生產力的實際影響。這套儀表板能提供多種實用指標，例如活躍用戶數量、他們正在使用哪些Copilot功能、具體節約了多少時間等。

現在正是行動起來，為Copilot全面普及做好準備的最佳時機。在未來一、兩年內，率先采用Copilot的組織將迎來令人印象深刻的生產力提升。更重要的是，Copilot工具將在整個過程中不斷改進，發展成越來越強大的生產加速助推器。