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自動(dòng)化是美好的，但也不總是那樣。確保你的電子郵件自動(dòng)回復(fù)和抄送配置正確，這樣你就不會(huì)浪費(fèi)大家的時(shí)間。

在前幾年，這個(gè)年度系列涵蓋了單個(gè)的應(yīng)用。今年，我們除了關(guān)注 2021 年的策略外，還將關(guān)注一體化解決方案。歡迎來(lái)到 2021 年 21 天生產(chǎn)力的第十七天。

好了，我們已經(jīng)談到了一些我們應(yīng)該對(duì)電子郵件做的事情：不要再把它當(dāng)作即時(shí)通訊工具、優(yōu)先處理事情、努力達(dá)到收件箱 0 新郵件，以及有效過(guò)濾。但哪些事情是我們不應(yīng)該做的呢？

你真幸運(yùn) （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

1、請(qǐng)不要對(duì)所有事情自動(dòng)回復(fù)

郵件列表中總有些人，他們?nèi)ザ燃倭耍⒃O(shè)置了一個(gè)“我在度假”的自動(dòng)回復(fù)信息。然而，他們沒(méi)有正確地設(shè)置，所以它對(duì)列表上的每一封郵件都會(huì)回復(fù)“我在度假”，直到管理員將其屏蔽或取消訂閱。

我們都感受到了這種痛苦，我承認(rèn)過(guò)去至少有一次，我就是那個(gè)人。

從我的錯(cuò)誤中吸取教訓(xùn)，并確保你的自動(dòng)回復(fù)器或假期信息對(duì)它們將回復(fù)誰(shuí)和多久回復(fù)一次有限制。

這是一封真實(shí)的電子郵件 （Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0）

2、請(qǐng)不要抄送給所有人

我們都至少做過(guò)一次。我們需要發(fā)送郵件的人員眾多，因此我們只需抄送他們所有人。有時(shí)這是有必要的，但大多數(shù)時(shí)候，它并不是。當(dāng)然，你邀請(qǐng)每個(gè)人在庭院吃生日蛋糕，或者你的表姐要結(jié)婚了，或者公司剛拿到一個(gè)大客戶，這都是好事。如果你有郵件列表的話，請(qǐng)用郵件列表，如果沒(méi)有的話，請(qǐng)給每個(gè)人密送。說(shuō)真的，密送是你的朋友。

3、回復(fù)所有人不是你的朋友

Reply options in Kmail

這一條與上一條是相輔相成的。我不知道有多少次看到有人向一個(gè)名單（或者是一個(gè)大群的人）發(fā)送信息，而這個(gè)信息本來(lái)是要發(fā)給一個(gè)人的。我見(jiàn)過(guò)這樣發(fā)送的相對(duì)好的郵件，以及隨之而來(lái)的紀(jì)律處分郵件。

認(rèn)真地說(shuō)，除非必須，不要使用“回復(fù)全部”按鈕。即使是這樣，也要確保你真的需要這樣做。

有些電子郵件應(yīng)用比其他應(yīng)用管理得更好。Kmail，KDE Kontact 的電子郵件組件，在回復(fù)工具欄按鈕的子菜單中，有幾個(gè)不同的回復(fù)選項(xiàng)。你可以選擇只回復(fù)給發(fā)件人字段中的任何實(shí)體（通常是一個(gè)人，但有時(shí)是一個(gè)郵件列表），或者回復(fù)給作者（在抄送或密送中去除每一個(gè)人），或者只回復(fù)給一個(gè)郵件列表，或者回復(fù)所有人（不要這樣做）。看到明確列出的選項(xiàng)，的確可以幫助你了解誰(shuí)會(huì)收到你要發(fā)送的郵件副本，這有時(shí)比你想象的更發(fā)人深省。我曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我意識(shí)到一個(gè)評(píng)論并不一定會(huì)對(duì)一個(gè)復(fù)雜的討論的最終目標(biāo)有所幫助時(shí)，我就會(huì)把郵件的收件人改為只是作者，而不是整個(gè)列表。