商業智能：企業e化之靈魂
企業要能有效的e化，必須按部就班。從基礎的企業內部網(Intranet)，到數據庫的運用，再進一步提高到資源的整合應用，如ERP、CRM、BI等高層的e化工程。ERP已經帶動整個產業朝著e化的方向邁進，而BI將會在企業e化的應用工具上掀起另一波熱潮。
什么是BI?
BI (Business Intelligence商業智能)就是企業在運營上高層主管必須看的各項數據及分析資料。這些資料包括“總體運營狀態分析統計資料”、“業務業績達標率統計”、“各區銷售分析統計”、“成本分析”等各項經營管理者不可或缺的決策數據。因此，拿掉BI這個很信息化名稱的外衣，其實BI只是經營決策者所必須看的各項數據和報告。
根據美國AT Kearney，Line 56針對2002年企業e化的調查報告，從2002年開始，企業電子化市場的重心將從過去的ERP市場轉到以決策支持為主的系統市場，亦是所謂的商業智能/分析系統。為什么是BI而不是其他的e化開發項目越來越受到企業的重視?
在這個市場競爭日趨激烈的時代，企業越來越重視實時性經營信息的整合和取得，因此所有的e化重點必將針對BI這個領域來進行。今天，企業要想具備足夠的競爭力，除擁有良好的人才和服務品質外，還得加上JIT(Just In Time)的BI信息處理能力。
傳統的BI操作流程
BI所需要的數據基礎，就是將企業所有的運營項目、銷售項目、營業單位的運營數據匯總，并整理成各種便于閱讀的報表和圖表，供高層主管進行運營分析。
過去，這些BI數據都需各區的銷售點、門市或經銷商等在每日結束營業前整理銷售日報，并在月底將整個月的銷售資料匯整，通過fax傳回總公司，由總公司來整合各區資料，將所有數據統計并整理成各項銷售分析報表后，呈給經營管理者。
過去，做這種工作，若以純手工的操作方式，以40個銷售點的數量來計算，光是把每天的銷售日報fax回總公司，由總公司的會計人員整合并做出報表，就大約要三個星期的時間才能將上個月的各項銷售分析數據匯整出來。因此，四月份的銷售資料，往往要到五月中才能看到。
手工操作還有人工出錯、因為出錯而導致重復操作的時間浪費、手工匯整所需的時間過長，以及管理單位無法實時得知銷售情況等種種問題。
筆者兩年前參與協助過一家相當傳統的餐飲連鎖企業的電子化操作。這家連鎖餐飲企業以自助餐為主要營業項目，每個銷售點都用收款機操作，有的銷售點甚至連收款機都沒有，全靠點菜單來計算當天的銷售狀況，***的手工操作。
每天營業結束后，各地的銷售點都需把當天的所得和點菜單上的金額記錄總數核對，但出錯機率相當大，員工偷竊、誤報金額的事件時有發生，總公司這邊也苦無對策，無法進行有效的稽核。
原因在于各區的銷售經理對信息系統的運用知識普遍不足，有的甚至抗拒使用信息系統來進行銷售統計，因為這些門市經理多沒有電腦操作的能力。因此，所有的當天銷售統計操作都靠收款機的發票或計算器來計算，并在關門前通過fax將銷售資料傳回總公司，相當費時且沒效率。
資料傳回總公司后，總公司的會計人員先將所有的資料用計算器再重新計算一遍，確認無誤后，交給另一位會計進行再次核對，***才將各點的銷售資料用Excel軟件錄入電腦，統計出各區的累計銷售狀況。
這種工作量，在這家餐飲企業的分布點不到30家時還能應付，一旦分布點超過了40家，會計部門的員工就算是天天加班也難以將報表在規定的時間內統計出來。因此，用于分析的報表出籠時間越拖越晚，以致***必須在下個月中才能匯整出所有的資料。
e化后的BI操作
在這種運作程序中，這家餐飲連鎖企業仍可獲得每年30~40%的發展空間，但手工操作的相對機會成本卻也讓他們蒙受了5%左右的損耗，若能通過信息系統取代手工操作，企業不但能減少這5%的損耗率，并將之轉換成5%的增長率，會計人員匯整的時間也能快速縮短到一個星期之內，使總公司的會計操作績效提高三倍。
基于這種考慮，這家餐飲連鎖企業便展開了一連串的e化工程，通過針對各區經理的電腦培訓，提高他們對信息系統的接受度和操作能力，并將公司和各區的資料傳送逐漸從fax操作轉為電腦聯機操作。
如此一來，各地傳回總公司的資料都一致了，也省去了會計人員用計算器重復核對的時間。因為用數據庫的方式管理，使數據庫產生報表的時間和彈性變得更大，決策主管想要的各種報表，都能實時的從數據庫中調閱，相當方便。
就上述的例子來看，這家餐飲連鎖企業的操作流程沒有經過太大的改變，不過是調整了一下工作的方法，就能使公司的凈盈利率提高5%以上，人員的工作效率亦提高了三倍多。
按工作效率計算，這家餐飲連鎖企業在人力不增加的情況下，其管理控制能力從40家提高到120家，增長空間相當大。這就是公司針對BI的環節下手，進行e化投資，使公司得到了三倍的增長空間，因此e化確實是個很值得做的投資動作。不過，仍需提醒的是，要小心、一步步來，避免因e化范圍過大而失敗。
【編輯推薦】
