GenAI工具，如ChatGPT等聊天機器人，可以幫助你開發(fā)并簡化完成項目所需的流程，確保項目按時、按預(yù)算完成。

然而，就像生活中的所有領(lǐng)域一樣，為了得到正確的答案，你需要能夠提出正確的問題。

清晰、詳細且結(jié)構(gòu)良好的提示詞是區(qū)分獲得GenAI垃圾信息和個性化、有見地的幫助的關(guān)鍵。以下是7個強大的提示詞，旨在幫助用戶更好地完成日常項目管理任務(wù)。

商業(yè)項目伙伴

這是一個非常簡單的提示詞，可以將ChatGPT(或其他聊天機器人)轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€個性化的項目管理助手，幾乎可以指導(dǎo)你完成任何項目。

提示詞：扮演一位專業(yè)的商業(yè)顧問和戰(zhàn)略家，幫助我完成我的商業(yè)項目。我會向你提供我已完成的工作細節(jié)，并持續(xù)更新進度。你負責跟蹤任務(wù)和活動，在需要時為我提供行動計劃，并在被要求時詳細說明我需要采取的下一步行動。

創(chuàng)建項目簡介

項目簡介(或項目章程)使利益相關(guān)者能夠快速概覽項目并理解其目標：

提示詞：請幫助我起草一份項目簡介。逐個提問，直到你收集到起草一份文檔所需的信息，該文檔應(yīng)提供高層概述、目標、范圍、關(guān)鍵利益相關(guān)者分解、關(guān)鍵交付成果、報告要求、預(yù)算和時間表。以引人入勝的方式構(gòu)建它，清晰地闡述其將帶來的好處。

將大項目分解為可管理的部分

將任務(wù)分解為更小的部分總是一個好主意，以下是如何使用AI高效完成這一任務(wù)的方法。

提示詞：將我的[插入任務(wù)名稱]任務(wù)分解為三個層次。1.主要工作項。2. 它們的子任務(wù)。3. 人們將執(zhí)行的具體行動。以1.2.3的格式編號每個行動。對于每個底層行動，提供以工作日為單位的持續(xù)時間估計，列出任何依賴項或外部阻礙因素，說明它將產(chǎn)生的結(jié)果，并包括一個單句行動計劃，命名負責角色，指示其相對于項目開始的時間，并解釋如何衡量成功。按以下順序返回結(jié)果：首先是編號大綱，接下來是每個底層行動的詳細段落，以及每個行動相關(guān)的主要風險的要點列表。

創(chuàng)建看板模板

與其花時間研究如何構(gòu)建項目管理板，不如讓AI為你完成：

提示詞：作為一位在[你的行業(yè)]有經(jīng)驗的項目經(jīng)理，我們的項目是[你的項目]。請創(chuàng)建一個看板模板，其中包括跟蹤我們計劃和評估進度所需的所有相關(guān)信息。以易于閱讀的表格格式輸出看板模板。然后詢問我是否需要任何更改或是否應(yīng)在模板中添加更多字段。

利益相關(guān)者溝通

這將為對項目感興趣的人或團體創(chuàng)建一封定制的電子郵件，以保持他們對戰(zhàn)略決策和發(fā)展的了解：

提示詞：起草一封針對[插入利益相關(guān)者]的信函，解釋[決策/發(fā)展]的影響。以積極和專業(yè)的語氣專注于傳達什么、為什么以及何時。

自動化敘事沖刺報告

將項目管理工具(如Jira)中的數(shù)據(jù)作為CSV文件上傳到ChatGPT(注意不要共享任何機密或違反組織政策的信息)。

提示詞：使用附帶的項目數(shù)據(jù)導(dǎo)出，編寫一份包含以下部分的純語言Markdown報告：1. 快照指標，2. 敘事(約150字，講述發(fā)生了什么以及為什么)，3. 根本原因亮點(三個編號的阻礙因素及簡短解釋)，4. 教訓(xùn)與下一沖刺行動(要點)。請還創(chuàng)建一個幻燈片大綱，給出一個傳達關(guān)鍵信息的標題和三個要點。以簡潔的語言清晰地傳達敘事，格式化以便于閱讀和理解(例如，加粗指標標簽)。

利益相關(guān)者溝通

立即為對項目進展感興趣的任何人起草個性化的溝通更新。

提示詞：給[利益相關(guān)者姓名或角色]寫一封簡短的電子郵件，關(guān)于[更新主題]。以一句話開頭，清楚地說明目的，接著是關(guān)鍵事實(什么、為什么、如何、在哪里、何時、誰)，在相關(guān)時清楚地闡述一兩個對該利益相關(guān)者的直接好處或影響，并以邀請他們直接聯(lián)系我以獲取澄清或進一步信息作為結(jié)尾。保持語氣直接且專業(yè)，使用通俗易懂的語言，并將其格式化為可直接復(fù)制、粘貼和發(fā)送的電子郵件。

這些提示詞都將實現(xiàn)其預(yù)期目的，但它們的真正目的是向初學(xué)者介紹提示詞工程。如果它們不完全符合你的需求，你應(yīng)該能夠輕松地將它們定制為自己的要求，或使用它們作為從頭開始編寫自己的提示詞的模板。項目管理只是提示詞工程正在迅速成為寶貴工具的眾多領(lǐng)域之一，這得益于它使我們更加高效和高效的能力。