在這個數字化的時代，企業每天都會收發許多文件。但從各種文件中提取非結構化數據對于企業來說依然是一件難事，如發票和采購單。如今，超過80%的數據是非結構化的，而且在2023年以后非結構化數據預計會增長繼續增長。  

然而，隨著自動數據采集技術的出現，這一過程已被徹底改變。技術為企業帶來了很多便利。

自動數據采集與人工輸入不同

數據錄入員必須對每份文件進行單獨分析，并將信息手動輸入到目標系統中，如Excel表格。

如今，數據提取軟件有能力使整個過程自動化。一旦收到文件，他們可以自動解析，驗證統計，并在幾秒鐘內將信息上傳到目的系統。除了自動化，企業正在接受智能文件處理（IDP）解決方案。這些解決方案利用人工智能從各種格式和大小的文件中解析數據，免去了為每個特定文件類型創建模板的需要。

增強準確性

自動數據采集技術利用先進的光學字符識別（OCR）算法和機器學習能力，從文件中準確提取數據。OCR技術可以智能地解釋不同的字體、手寫風格，甚至是復雜的數據布局，確保數據提取的高度準確性。這避免了人工數據輸入時可能出現的錯誤，如錯字、換位和遺漏。通過確保數據的準確性，企業可以依靠提取的信息開展關鍵工作流程，如財務分析、庫存管理和決策。準確性的提高也促使企業更好地遵守監管要求，減少法律問題風險。

提高效率

自動數據采集通過省去人工輸入和精簡文件處理工作流程，大大提高了效率。因此，自動數據采集可以用很短的時間完成數據采集員一天的工作量。自動化系統可以同時從多個文件中提取數據，減少處理時間，使員工能夠專注于更多具有戰略意義的任務。

這種效率的提高轉化為更短的周轉時間，改善客戶服務，并提高運營效率。它還有助于企業在不增加人員的情況下擴大其業務規模，支持增長和擴張。

節省成本

數據捕捉流程自動化使企業節約了巨大成本。人工數據輸入需要大量的人力資源、培訓和監督，導致勞動力成本增加。企業可以通過采用自動化解決方案，減少或消除對專用數據輸入人員的需求。

此外，輸入錯誤的概率、返工和核對有關的費用也降到了最低。自動化減少了基于紙張的流程，降低了打印、存儲和文件處理的費用。這種成本優化使企業能夠更有效地分配資源，將節省下來的資金投資其他增長和發展領域。

1、提高了數據的可訪問性和可搜索性：信息采集軟件將提取的數據轉換為數字格式，使其易于訪問和搜索。數字化的數據可以存儲在結構化的數據庫中，從而能夠根據特定的標準進行快速有效的檢索。這種增強的可訪問性和可搜索性使企業能夠輕松進行信息檢索，并支持及時決策、審計、合規性檢查和數據驅動的分析。它還實現了各部門和利益相關者之間的無縫協作和信息共享，促進了各部門更加緊密的聯系和高效的工作環境的構建。企業可以通過釋放數據資產的潛力來提取有價值的見解并獲得競爭優勢。

2、與現有系統的無縫整合：這些解決方案旨在無縫整合企業內現有的軟件和系統。它們可以很容易地與企業資源規劃（ERP）系統、客戶關系管理（CRM）軟件、會計軟件和其他業務應用程序對接，確保不同系統之間的數據流動順暢，并盡量減少數據輸入的重復和錯誤。它還可以實現實時數據同步，確保數據在各種平臺上都是最新的。無縫集成提高了運營效率和數據完整性，同時使現有技術投資的價值最大化。它還簡化了IT管理，減少了對復雜的手工數據傳輸或數據導入/導出過程的需求。

3、增強的合規性和安全性：現代數據采集系統通過實施強大的加密和訪問控制措施，將數據安全和合規性放在首位。它們遵守嚴格的數據保護法規，確保文件中敏感信息的保密性和完整性。  

企業可以執行一致的安全協議，并通過自動化數據采集跟蹤數據的訪問和使用。升級版的安全措施也有助于建立與客戶、合作伙伴和利益相關者的信任，提高企業的整體聲譽和信譽。

前進的道路

總之，自動化數據采集技術為企業提供了廣泛的好處。如果企業仍在利用人工方法，就應該尋求轉換。即使是那些每天只收到幾份文件的小公司也能從自動化數據采集中受益。通過利用自動化，企業可以優化其文件處理工作流程，并釋放其數據的價值。

原文標題：The benefits of automated data capture

原文作者：Ovais Naseem