如今，大多數企業辦公環境并不像幾年前那樣所有員工都在同一個空間工作，他們通常在辦公室中與同事溝通和合作，或使用電子郵件或發布簡單的內部消息工具。

員工溝通對企業的高效運作都至關重要，而如今的溝通方式要復雜得多。事實上，行業機構估計，一個典型的企業有20%到35%的勞動力是臨時勞動力，并且通常遠離公司獨立工作。保持與獨立的承包商、顧問、第三方合作伙伴，甚至客戶之間的聯系，對于企業的生產力和整體成功來說至關重要。

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當了解企業員工的未來組成及其工作方式時，發現將會出現協作問題。到2025年，企業中60%至80%的工作人員將是千禧一代。這些“數字原生代”對員工協作的方式產生了重大影響。

他們更有可能通過通信設備、文本、視頻聊天或網絡或連接等電子方式進行溝通，而不是在現場進行交流。他們的工作風格千差萬別，并不是傳統的早九晚五的工作，此外更喜歡采用更便捷的通信工具。

企業必須以安全的方式滿足他們的預期體驗?，F在已經看到一些實例，很多公司在千禧一代中招聘更多的員工，但有些員工發現一些工作方式和工具不可用或不可接受之后，他們拒絕應聘或辭職。企業原有的單一工作風格的概念已經過時。這種變化現在正在發生，但是大多數企業卻對此沒有做好準備。

需要什么來確保有效的協作

在通常情況下，很多企業允許工作人員使用消費者級別的協作工具(例如，短信、Facebook、Instagram、WhatsApp等)而不是適合企業使用的解決方案。其應用很容易將企業敏感信息泄露給黑客和“不良行為者”，或者可能讓用戶與不當的接收者共享數據，使企業面臨數據丟失、監管責任或更嚴重的威脅。

企業需要提供具有同等功能的企業級工具，以供當前和將來的員工使用，使其發揮最大效率，并確保員工之間的溝通可以保證企業敏感信息的安全。幸運的是，主要廠商正在建立安全的企業級工具以確保協作的安全性(例如Microsoft Teams、Cisco Webex、Slack等)。

應該在協作服務中尋找什么?

企業需要評估隨著轉向工作場所的數字化轉型方法，將會進行何種類型的員工、通信和其他形式的協作。選擇正確的工具意味著尋找在不斷變化的員工隊伍中支持和增強協作的功能。這些功能包括：

• 工作流程靈活性——能夠根據廣泛的用戶、設備和應用程序中的典型角色和職責定制解決方案的功能。
• 工作區自定義——創建自定義協作場所和所需增強服務的能力，例如日程安排、會議跟蹤、筆記記錄、與外圍服務的連接、云計算供應商的選擇等。
• 用戶、應用程序和數據的安全性——使用高級安全和隱私組件的能力，以確保沒有用戶或企業數據超出指定的“孤島”，以確保隔離和保護，并確保高級身份驗證和加密到位。
• 數據提取的認知支持——能夠捕獲和分類在會議或非正式協作期間發生的所有相關數據的功能，并將其作為知識來源提供給適當的用戶群和整個組織。先進的人工智能功能可以自動完成此過程，而不用通過人工進行。
• 分析以了解使用情況——分析企業中使用的工具哪些是有效的，哪些不是有效的，并根據需要修改和增強可用的協作工具。這是創建靈活協作策略的關鍵。

作為增強協作解決方案的一個示例，思科公司最近發布了其WebEx產品的更新版本，并添加了基于人工智能的助手功能，包括其最近收購的Voicea產品。將其Voicea語音識別產品添加到其會議功能后，它可以在幾分鐘內完成整個會議的轉錄，而無需人工錄入來跟上對話的進度。

它還提供了會議的版本，然后可以通過關鍵字進行搜索，從而可以更好地發現企業會議的內容。用戶可以進行Voicea查詢以從會議中提取信息，即使他們不在場也是如此。思科公司聲稱可以將工作效率提高30%，并可以節省更多人工。

保障安全和隱私

思科公司添加的其他現代協作增強功能包括將身份驗證和加密密鑰保留在企業的內部部署數據中心中，以使全球性組織不必擔心本地化的違規行為會泄露企業的重要數據，并且還可以更好地遵守本地隱私法規。這可以擴展到實現獨立的區域數據存儲庫，并更好地保護企業數據。