【51CTO獨家特稿】在很多人眼中，文印工作就是簡單的掃描、打印等多項工作的集合。所以，當我們談到企業(yè)內(nèi)部關于文印IT解決方案的時候，很多報道都偏重于某某品牌的價格，某某品牌的功能，但是對于企業(yè)用戶在文印方面的真正需求卻很少有人來探究。

對于文印工作而言，真的只是簡單的掃描、打印等工作這么簡單么？實際上，當企業(yè)的信息化建設已經(jīng)成為了企業(yè)業(yè)務的基礎載體的時候，文印工作已經(jīng)不再是簡單的功能堆疊，我們更應該探究和關注的是文印工作的根本內(nèi)容和需求。

[[106664]]

中國惠普有限公司打印及信息產(chǎn)品集團市場開發(fā)經(jīng)理楊子江先生（左一）接受51CTO專訪

文檔管理周期對于文印工作的訴求

在采訪過程中，楊子江先生提出了文檔管理周期的概念。這個概念可能對于很多企業(yè)IT人來說，恐怕是不常提及的一個詞語，但是如果把文檔管理周期和企業(yè)的數(shù)據(jù)生命周期聯(lián)系在一起，那么這個概念就很容易被人理解了。

在一個企業(yè)用戶進行文檔管理的過程中，一定會經(jīng)過“文檔生成”——“文檔流轉(zhuǎn)”——“文檔索引”以及最后的“文檔存儲”這樣的一個過程。而在這個過程中，傳統(tǒng)的文印工作僅僅在“文檔生成”這一環(huán)節(jié)中體現(xiàn)了自身的力量，而對于文檔的流轉(zhuǎn)、文檔的索引建立以及文檔的最終存儲等工作往往難以獲得應有的效果。

可是對于文檔本身而言，用戶需要的不僅僅是文檔能夠生成，而且需要將文檔及時準確地送交到與之對應的人、需要將處理過的文檔進行有效的檢索并且最終進行留存。這才是整體的文檔管理周期。所以，企業(yè)用戶對于文印工作產(chǎn)生了進一步的需求，他們需要文印工作可以有效支撐整體的文檔管理周期，使之更好的為企業(yè)主體業(yè)務服務。

企業(yè)信息化對于智能工作流的訴求

對于企業(yè)而言，信息化工作的核心是圍繞著企業(yè)用戶的關鍵業(yè)務而建設的。無論是ERP、ＯＡ還是CRM或者SCM，這些信息化系統(tǒng)都離不開文印工作的支持。而傳統(tǒng)的文印工作對于這些信息化系統(tǒng)的支持實際上是非常不夠的。通常在企業(yè)的文印工作中，既不能看到文印工作對于這些系統(tǒng)中文檔流轉(zhuǎn)的支撐，也看不到文印工作對于系統(tǒng)中文檔索引以及存儲的支持。所以，很多企業(yè)的文印工作實際上是與自己的核心信息化建設有所脫節(jié)的，這就形成了企業(yè)信息化內(nèi)部兩個環(huán)節(jié)相互獨立的尷尬局面。

面對這樣的情況，楊子江先生提到了惠普的智能工作流概念：“惠普對于文印工作提出的最新解決方案名字叫做HP Flow MFP，譯成中文應該是‘工作流’或者‘流程化’的概念。所以，F(xiàn)low MFP的中文名字應該是‘流程化的信息文檔管理系統(tǒng)’。”這樣的一個概念實際上是把文檔管理周期與企業(yè)的信息化系統(tǒng)緊密結合的一個過程。通過在HP Flow MFP中內(nèi)置的接口，用戶可以很方便地將HP Flow MFP與自身的各個應用系統(tǒng)進行結合，從而實現(xiàn)文印系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的有效聯(lián)動。HP Flow MFP甚至可以做到無需增加軟件的情況下，將文件直接掃描到SharePoint®、電子郵件、傳真或網(wǎng)絡文件夾。這樣做極大提升了企業(yè)的工作效率。

舉例而言，當用戶將HP Flow MFP與自身的ERP系統(tǒng)接口打通后，用戶可以通過HP Flow MFP進行訂單等相關文件的掃描，然后將掃描后的文件直接從HP Flow MFP進入到ERP系統(tǒng)相關流程，一方面實現(xiàn)了自動化的文件流轉(zhuǎn)，另一方面，ERP環(huán)節(jié)上相關部門的人員也可以獲得更為及時的相關訂單信息，進行下一步的工作。如此一來，一方面提高了企業(yè)信息化的工作效率，更重要的是，這樣的打通省卻了很多傳統(tǒng)的人工文檔流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，加強了文檔的安全性。

企業(yè)用戶對于文檔索引和留存的需求

對于政府、物流、金融等很多行業(yè)而言，有效的文檔檢索以及存儲工作是必不可少的，這一點對于上市企業(yè)而言更為重要。文檔留存并不是簡單的數(shù)據(jù)存儲，這個過程需要縝密的分類和索引功能。這就好像在信息化并未出現(xiàn)之前，很多大學內(nèi)部開設了“圖書館系”一樣，其目的就是對于文檔進行有效地索引分類，最后形成最為合理的留存模式。當企業(yè)在進行年終盤點的時候，財務部門面對著大量不同的財務報表，銷售部門面對著大量不同的銷售合同，生產(chǎn)部門面對著大量不同的生產(chǎn)訂單，這個時候，有效的文檔索引能夠為企業(yè)節(jié)約多少工作成本？能為企業(yè)的員工節(jié)省多大的人員精力？

在此之前，企業(yè)用戶對于這類文檔的管理通常是通過日常工作中的人工分類，或者相關業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫分類來完成。但是，文檔的索引和留存實際上應該屬于文檔管理周期中的“文檔索引”和“文檔存儲”兩個環(huán)節(jié)。換句話說，實際上這部分工作原本就應該是文印管理系統(tǒng)的工作。

而在文檔索引和文檔存儲方面，HP Flow MFP本身就已經(jīng)提供了很好的支持，結合之前提到的文印系統(tǒng)與應用系統(tǒng)的結合，HP Flow MFP可以幫助企業(yè)用戶非常輕松地建立各個部門自己的文檔數(shù)據(jù)庫。

企業(yè)用戶在文印管理安全性方面的需求

企業(yè)用戶對于文檔的安全性要求從未放松過。最早的紙質(zhì)文件分成了“秘密”、“機密”、“絕密”等等的不同等級，而信息化時代，如何確保企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全又被看成了一個新的課題。

很多企業(yè)用戶認為，文檔加密應該屬于企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)安全的范疇，這部分工作與文印工作關系不大。實際上，這樣的觀點是錯誤的。企業(yè)所有的文檔類數(shù)據(jù)源自文印工作，文印工作是文檔類數(shù)據(jù)的起點和終點。在文印工作中，安全性應該貫穿全部文檔管理周期。

在這方面，楊子江先生向我們介紹了HP Flow MFP在安全性方面的獨特優(yōu)勢。首先，在HP Flow MFP的主體設備上，集成了非常有效的身份認證系統(tǒng)，通過身份認證系統(tǒng)，HP Flow MFP的主體設備可以保證只有具備權限的用戶才能進行相關文檔的打印以及掃描、復印等工作。其次，每臺HP Flow MFP主體設備都標配一塊惟一性的安全硬盤，當這塊硬盤從原來與之匹配的HP Flow MFP設備上拆下，再安裝到其他的HP Flow MFP設備上時，哪怕兩臺設備的型號相同，但因為HP Flow MFP設備與安全硬盤上的密鑰不能匹配，硬盤依然無法識別訪問，更無法復制、截取、恢復或讀寫。再通過HP Flow MFP所提供的相關輔助運維系統(tǒng)，使得文檔在整體文檔管理周期的各個環(huán)節(jié)，都可以處于一個非常安全的環(huán)境內(nèi)，大大加強了企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全性。

HP Flow MFP的超強功能和性能

在了解了HP Flow MFP在智能工作流、文檔管理周期以及安全性等方面的特性后，我們再把目光放到HP Flow MFP的傳統(tǒng)功能方面。

HP Flow MFP在掃描功能上，有兩大亮點特別值得關注。首先是它的雙頭掃描技術。當企業(yè)用戶在進行傳統(tǒng)掃描工作時，遇到雙面文件通常采用的做法是，先掃描文章的正面，然后再把文章翻面（或由機器自動翻轉(zhuǎn)），進行文章反面的掃描作業(yè)。所以實際上，一張文件要進行兩次的文件掃描工作。而HP Flow MFP的雙頭掃描技術則可以實現(xiàn)雙面文件的一次性掃描工作。而且掃描之后的文件不僅可以生成圖像文件，F(xiàn)low MFP還可通過內(nèi)置的OCR將掃描文件轉(zhuǎn)為可編輯的文本，并保存為多個文件類型。其次，很多企業(yè)在進行自動化批量掃描的時候，都會遇到多張進紙出現(xiàn)的錯漏掃描問題，對于這類問題，HP Flow MFP利用HP EveryPage超聲波紙張檢測技術可以時刻監(jiān)測掃描過程中的進紙情況，幫助用戶避免遺漏要掃描的文件內(nèi)容。

HP Flow MFP不僅在功能和性能方面具備強勁的競爭力，同時在可管理性方面也具有很強的優(yōu)勢。在HP Flow MFP解決方案的主體設備上，配備了一個非常人性化的彩色觸摸屏，非常像一個PAD。這個觸控屏幕不但可以操作HP Flow MFP全部的掃描、打印、復印、發(fā)送等功能，而且用戶可以很輕松地通過這個觸控屏幕預覽和編輯掃描文件，對圖像進行調(diào)整，并啟動標準工作流程。如果用戶遇到類似同一公文多郵件發(fā)送等需要輸入字符量比較大的工作時，HP Flow MFP 自帶的推拉式鍵盤也可以幫助用戶輸入數(shù)據(jù)，在8英寸彩色觸摸屏上直接管理作業(yè)。

創(chuàng)啟智慧文印 創(chuàng)造智能辦公

HP Flow MFP為用戶提供了一整套流程化文檔管理的解決方案，這樣的解決方案不僅幫助用戶解決了眾多的需求難題，而且?guī)椭脩羰崂砹宋臋n管理周期的解決思路和高效多能的方法。這樣一套獨具智慧的文印解決方案，必然可以幫助用戶創(chuàng)造更加智能的辦公流程，打造更為卓越的辦公環(huán)境。