SharePoint 2010 將共享功能更加人性化
從SharePoint 2007開始，微軟就已經支持離線文件的同步與應用，到了 2010版本，加強了這類文件的運用及上傳速度，而且支持多種設備，讓文件可在多種手機平臺上運用，例如Windows Mobile與Nokia的智能型手機，都可通過瀏覽器顯示網站內容。
而且SharePoint 2010還新增了多種文件格式的共同編輯功能，例如Word、Excel、PowerPoint與OneNote等，都可通過這個系統，同時與他人編輯一份文件。而文件編輯完成之后，可通過SharePoint Designer使用所見即所得的方式編輯，直接將文件上傳至網頁與他人分享。
使用SharePoint 2010對使用者來說，最大的方便就是這套系統已經整合多種商務解決方案，使用者可以用統一的架構，建立企業內部入口網站（EIP），并能使用商業智能（BI）分析數據等。
而且，SharePoint 2010不僅能與Office 2010的文字處理軟件相結合，另外還整合了以往Groove的文件同步功能，以及Windows SharePoint Services所提供的網頁搭建與服務平臺。另外，若企業還可以構建OCS，結合Outlook還可整合通訊的功能，并且直接與其它使用者實時通訊，或開啟視頻會議。
加強既有功能，并且新增文件共享與同步功能
搭建一套SharePoint Server后，由于使用統一的架構，便于管理者的管理，可以降低IT人員訓練的成本。再加上具有文件共同編輯的特性，有助于生產力的提升。
雖然，在先前的2007版就已具備，或是整合了上述建立入口網站、商業智能，以及整合通訊等功能，不過SharePoint 2010版，另外還加強與新增了幾項功能，讓文件分享更便利，增加協同合作的效率。
這些新增的功能，大致可分為文件共享、共同編輯、網頁預覽、同步與搜尋等，其中，最顯著的改變就是文件的共享與共同編輯。
文件共享、離線同步與共同編輯功能
在文件共享的功能上，SharePoint在之前的版本就可以共享文件，不過當時僅限文件共享，并無法支持同時在線多人共同編輯。
而SharePoint 2010持續提供文件共享的功能之外，還支持Word、PowerPoint、Excel與OneNote等文件的共同編輯，增加工作的流暢度與信息的實時分享。
共同編輯
要做到這功能不容易，因為文件在共同編輯時，哪些內容是被其它人新增與修改的，或者該以哪個版本為主等問題，一直都困擾著使用者。
以往對于這類的狀況，一般常見的狀況是，系統會跳出提示信息，提醒目前文件有其它使用者正在編輯，因此會儲存成文件的副本，文件名則修改為編輯文件的使用者名稱與修改時間。這樣做的好處，是確保多位使用者同時開啟同一個文件時，不會發生較晚儲存的使用者將先前的變更覆蓋掉的狀況。但缺點是同一份文件會有多個版本，若總共有10位使用者同時編輯，就會有10個文件副本，在整合信息的時候非常麻煩。
而這次SharePoint 2010的共同編輯功能，只要有其它使用者正在編輯同一份文件，使用者可以知道目前有多少人正在在線編輯這份文件，而目前所編輯的部份又是哪些，都可以一目了然。而且，只要其中一位使用者將文件修改過，并且儲存之后，其它使用者就能夠實時地發現文件更改過，因為新增或修改的部份會被特別標示出來，在共同編修文件時，可以更快速了解內容與更新項目，讓文件的閱讀更有效率，有效提升團隊的工作與溝通效率。
在文件協同作業上，除了我們比較熟悉的幾套Office軟件的應用，最特別的，就是在Office 2007時就提供Live Sharing Session與分享筆記本功能的OneNote。
這套文字處理軟件，最大的特色就是所支持的文件格式非常多。由于它是以筆記本概念為出發點的文書工具，因此隨時將所得到的信息記錄下來，變成了不可或缺的功能。因此，我們可以在OneNote上編輯與貼上文字、網頁、圖片，甚至PowerPoint，以及Excel的報表等。
可以隨手記錄的特色，加上可與多位使用者共同編輯的能力，讓OneNote在群組討論，與共享信息時的應用上更加方便。
文件離線處理
在線協同作業時，能否支持離線使用也是文件共享相當重要的一部分。實作上讓使用者可將SharePoint上的數據同步至個人計算機的指定文件夾中，即使不連接網絡，也可使用同步的文件文件，而且數據在更新過后，在計算機重新連結到網絡的時候，會自動將數據同步。
另外，SharePoint 2010還加強了離線文件的同步速度，與先前同步方式不同的地方，在于它僅同步內容有更動的部分，大幅減少上傳文件的大小，加速文件上傳與更新的速度，同時也不容易受到網絡帶寬的限制與影響，增強了共同編輯的實時性，讓協同作業更加迅速。
文件續傳功能
雖然SharePoint具有文件離線使用與同步，以及多種平臺的瀏覽與操作，但是在文件傳輸的過程中，使用者最擔心的就是斷線的狀況，這套系統針對這樣的狀況，提供了續傳的功能，讓新數據的傳輸，以及既有數據的同步，不會因為網絡帶寬不足，或網絡不穩定而無法實時傳送與同步。
文件夾同步與搜尋
除了上述的文件共享之外，我們也可直接在Windows環境的一般文件夾中，建立類似網絡磁盤的路徑，以便直接存取SharePoint與SharePoint Workspace的工作區內容，讓使用者可隨時存取文件。
另外，我們也可以使用瀏覽器，開啟由SharePoint 2010搭建的網站，并且使用“與計算機同步（Sync to Computer）”的功能，將整個網站的內容下載至個人計算機，因此我們可以離線瀏覽這個網頁與其中的內容。
當我們同步網絡上的文件夾至本機之后，這些數據在個人計算機中會自動由Windows Search制作索引。而且這功能也和Windows操作系統內建的“搜尋”相結合，我們只要在Windows工作列之中的搜尋字段中輸入字符串即可。
在搜尋文件時，我們可依照文件類型、數據來源、關鍵詞與作者等條件尋找，檢索可輸入的條件非常豐富。而且最特別的地方，在于列出搜尋結果之后，我們可以直接預覽文件內容，不像以往必須先下載文件并開啟之后，才能確認內容是我們想要的，在搜尋文件時減少了文件下載、檢查，與確認內容的時間，對于文件內容的尋找速度有很大的幫助。
尋找文件之外，我們也可以使用SharePoint的搜尋功能來尋找聯絡人，同時，搜尋結果能夠依照搜尋者與對方的組織關系列出，將摘要內容呈現在搜尋結果頁面中，并利用樹狀的組織圖，讓人更容易了解在企業內每個員工的關聯性，有效利用企業內部資源。
建立可快速瀏覽的頁面
使用SharePoint 2010建立網頁時，我們可使用SharePoint Designer建立如Wiki、個人博客與入口網站等。使用這套簡化的網頁內建工具，就像使用以往微軟所發布的FrontPage，使用所見即所得的方式快速搭建網頁。
其實SharePoint Designer的前身，就是Office 2003時內建的網頁編輯軟件FrontPage，不過新版本加強了編輯的環境，讓使用者在搭建網站時，能更快速的架設。例如它內建許多標準網站模塊，讓系統管理人員可以快速建立入口網站、個人網站，并且能將使用者數據匯入。而且加強了與Office各個應用程序的兼容性，達到完整連接的特性。
另外，當我們上傳如圖片、影片或是PowerPoint投影片等文件時，SharePoint會自動建立縮圖，也就是當其它使用者要取得文件時，不需要下載完成才可檢視其中的內容，可在瀏覽器上直接預覽，節省尋找信息的時間。
也因為上傳的文件會預先建立索引與縮圖，因此不論使用者通過個人計算機、手機，或是不同的網頁瀏覽器，所顯示的內容都會一致，不會有不同平臺而有兼容性差異的問題。
將文件上傳至SharePoint 2010網頁之后，系統便會自動建立縮圖，方便使用者直接預覽文件內容，節省尋找信息的時間。
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