無論是那些支持線下和遠(yuǎn)程工作人員混合辦公的 CIO，還是那些在兩種辦公模式之間不停切換的 CIO，如果想達(dá)成目標(biāo)，都需要采用新的工具和新的策略。同時(shí)，他們也需要改變對混合工作的看法。分析公司 Forrester 用“混亂”來形容混合辦公，盡管它表示 51%的組織正在朝著這個(gè)方向發(fā)展。

根據(jù) Gartner 公司 11 月的一份報(bào)告，人們常常從地點(diǎn)的角度來考慮混合工作。報(bào)告警告說：“如果領(lǐng)導(dǎo)者只關(guān)注地點(diǎn)的不同，他們將錯(cuò)失更重要的收益......包括靈活的體驗(yàn)、有意識(shí)的協(xié)作和基于同理心的管理。”

該公司表示，采用靈活的、以人為本的方式，把人放在工作的中心，將有助于提高員工績效，降低疲勞度，并增強(qiáng)員工穩(wěn)定性。

Gartner 公司資深副總裁分析師 Graham Waller 表示：“即使持懷疑態(tài)度的領(lǐng)導(dǎo)人在當(dāng)今緊張的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，不太關(guān)心員工的疲勞和流失，但是，他們還是關(guān)心業(yè)績。如今，領(lǐng)導(dǎo)者們常常基于本能和感覺來做出未來的工作決策。這可能是一個(gè)很大的錯(cuò)誤，因?yàn)槲覀冞^去的工作方式已經(jīng)不復(fù)存在了。”

不幸的是，當(dāng)涉及到支持混合型工作團(tuán)隊(duì)和預(yù)測組織在未來如何開展工作時(shí)，CIO 們在促進(jìn)其組成為的最佳工作場所的過程中，很可能會(huì)犯一些錯(cuò)誤。以下就是一些首當(dāng)其沖的罪魁禍?zhǔn)住?/p>

1、短暫改變你的回歸辦公室戰(zhàn)略

科技分析公司 Valoir Research 的負(fù)責(zé)人 Rebecca Wettemann 說，遠(yuǎn)程工作在 2022 年造成了對 Zoom 的抵觸心理，造成這一現(xiàn)象的原因包括經(jīng)理人缺乏關(guān)于如何與團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程聯(lián)絡(luò)的輔導(dǎo)，當(dāng)然，還有通過屏幕引導(dǎo)員工的每一次互動(dòng)都給人帶來疲憊和倦怠。可是，當(dāng)員工回到辦公室，期待著面對面互動(dòng)的愉悅時(shí)光，許多人卻感到失望。這要?dú)w咎于組織沒有為他們的到來做好充分準(zhǔn)備。盡管大多數(shù)公司都提出了規(guī)定要提前做好準(zhǔn)備。

Wettemann 說：“最大的技術(shù)性問題是，公司沒有做好細(xì)致的日程安排的情況就通知這些知識(shí)型人才回到辦公室。結(jié)果，他們發(fā)現(xiàn)自己并沒有在辦公室遇到他們需要或者很想見到的同事。”

展望未來，領(lǐng)導(dǎo)者需要包括“更多的即時(shí)管理和預(yù)測，這樣當(dāng)人們來到辦公室時(shí)，他們可以親自與團(tuán)隊(duì)會(huì)面”。他們還需要采用“更多的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的調(diào)度方法，以確保混合工作同樣可以支持多樣性、公平性和包容性，并且更加關(guān)注工作的協(xié)作，而不是一刀切的工作職能方法”。

Kim Huffman 是全球差旅費(fèi)用管理平臺(tái) TripActions 的 CIO。他親身體會(huì)到，如果沒有一個(gè)返回辦公室的整體思路，就意味著員工無法獲得線下辦公的良好體驗(yàn)。

她說：“如果你沒有準(zhǔn)備復(fù)工返崗的組織結(jié)構(gòu)，事情就會(huì)變得一團(tuán)糟。”她補(bǔ)充說，對于她和其他 TripActions 公司的領(lǐng)導(dǎo)人來說，缺乏正式的重返辦公室的計(jì)劃是個(gè) “教訓(xùn)”，從意識(shí)到這一點(diǎn)起，“我們才把自己團(tuán)隊(duì)組織得更好了”。

2、侵蝕信任和聯(lián)系的文化

作為 TripActions 重返辦公室體驗(yàn)的一部分，生產(chǎn)力問題是霍夫曼遇到的最大的麻煩。Huffman 認(rèn)為，一方面，回到辦公室的員工覺得自己工作效率不高，而領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的人對遠(yuǎn)程工作的人也有同樣的感覺。

她說：“它重新提出了這個(gè)問題，即什么才是真正推動(dòng)生產(chǎn)力的工作方式。是在辦公室還是在家里？現(xiàn)在灣區(qū)各科技公司有不同的觀點(diǎn)，正在激烈地爭論。在未來兩個(gè)季度，這將是一個(gè)非常有趣的觀察之旅。”

因?yàn)橛行┤艘呀?jīng)回到了辦公室，Huffman 認(rèn)為仍然有一種頑固的看法，認(rèn)為那些不回來的人沒有那么高的生產(chǎn)力。IT 領(lǐng)導(dǎo)人需要意識(shí)到這種沖突并提前解決。不僅要確保員工無論在哪里都能保持高效，而且還要確保組織的信任文化不會(huì)受到影響。

Gartner 公司認(rèn)為，這里的關(guān)鍵是確保一種相互聯(lián)系的文化。該公司稱：“ IT領(lǐng)導(dǎo)和員工......絕大多數(shù)人認(rèn)為，文化聯(lián)系主要是由日常工作互動(dòng)驅(qū)動(dòng)的，而不是來自于在辦公室。”該公司發(fā)現(xiàn)，58%的 IT 工作者強(qiáng)烈認(rèn)為，有意義的聯(lián)系是基于日常互動(dòng)，而不是他們身處的地點(diǎn)，只有 21%的 IT 工作者認(rèn)同，在辦公室工作是促進(jìn)聯(lián)系的關(guān)鍵。

3、未能實(shí)現(xiàn)公平競爭

隨著混合會(huì)議的興起，你的組織如何為現(xiàn)場參會(huì)的人和遠(yuǎn)程參會(huì)的人提供服務(wù)之間需要達(dá)成微妙的平衡。

Jamie Smith 是鳳凰城大學(xué)的 CIO。他就意識(shí)到，混合參會(huì)“加深了”那些一直在辦公室的人和那些一直在遠(yuǎn)程的人之間的鴻溝。他說：“我們發(fā)現(xiàn)遠(yuǎn)程端的人覺得自己低人一等......因?yàn)樗麄儧]有權(quán)利選擇到現(xiàn)場來參會(huì)。”

為了解決這個(gè)問題，每一次有現(xiàn)場參會(huì)名額的會(huì)議，管理者現(xiàn)在都還會(huì)再組織一次純粹的線上會(huì)議，“這樣每個(gè)人都覺得他們都站在同一起跑線上。”

該校使用 Zoom、Slack 和 Microsoft Teams，但計(jì)劃用一種名為 Miro 的工具增強(qiáng)白板的使用效果。 Smith 這樣解釋：“感覺大家就像在同一個(gè)辦公室里協(xié)同辦公一樣。”

Smith 的 IT 團(tuán)隊(duì)一直在尋找工具來幫助大學(xué)的教職員工實(shí)現(xiàn)異步工作。鑒于他們現(xiàn)在團(tuán)隊(duì)成員有更廣泛的時(shí)區(qū)分布，他說：“我們必須采用這種異步模式工作，同時(shí)也意味著不得不面對對這些以前沒有遇到過的情景現(xiàn)實(shí)。”

4、忽略創(chuàng)新因素

不僅僅是員工的體驗(yàn)會(huì)被構(gòu)思不周的混合辦公策略所干擾。當(dāng)協(xié)作體驗(yàn)不均衡時(shí)，創(chuàng)新性也會(huì)受到影響。

作為 CIO 的 Bess Healy 認(rèn)為，在消費(fèi)金融公司 Synchrony 開展混合辦公模式的早期，她和其他公司領(lǐng)導(dǎo) “很快意識(shí)到，混合模式下只有通過和以前不同方式促進(jìn)才能真正實(shí)現(xiàn)”。

Healy 說，以前全天都在現(xiàn)場親身參與的活動(dòng)，現(xiàn)在在視頻模式下卻讓團(tuán)隊(duì)成員感覺筋疲力盡。“所以我們把活動(dòng)分成多天進(jìn)行。當(dāng)我們參加像馬拉松這樣的活動(dòng)時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員不能再在晚上一起吃飯的聚會(huì)，所以我們就用用餐積分的形式來部分實(shí)現(xiàn)”。

Healy 認(rèn)為：“三年來，三年來，這些變化使我們的創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)比以往任何時(shí)候都多，在元宇宙、支付、客戶體驗(yàn)等方面激發(fā)了新的想法。”

沒有重新設(shè)計(jì)辦公室以適應(yīng)新的混合模式

重要的是用什么辦法鼓勵(lì)大家回到辦公室坐在一起。一些組織正在采取的一種方法是以不同的方式設(shè)計(jì)辦公空間，而不僅僅是一排排的桌子或小隔間。

Huffman 說：“我們重新布置了辦公室，努力打造讓人們可以進(jìn)行對話和小組聚會(huì)，而不僅僅是擺滿了桌椅。”她認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)們今年應(yīng)該優(yōu)先考慮重新設(shè)計(jì)辦公室布局。

5、對未來技術(shù)的實(shí)驗(yàn)進(jìn)展緩慢

虛擬現(xiàn)實(shí)是一項(xiàng)可能對未來工作產(chǎn)生影響的技術(shù)，一些 IT 領(lǐng)導(dǎo)正在考慮其好處。

例如，Meta 公司的 Oculus 頭戴設(shè)備正在鳳凰城大學(xué)試用，該校已決定全面采用遠(yuǎn)程技術(shù)方案。這對 Smith 來說是一個(gè)很大的心態(tài)變化，他覺得在疫情之前，“面對面的合作更可取，可以更加完整地實(shí)現(xiàn)創(chuàng)意。但是，當(dāng)各項(xiàng)工作都轉(zhuǎn)向全職遠(yuǎn)程時(shí)，所以就我個(gè)人而言，我必須要適應(yīng)。”

Smith 逐漸意識(shí)到，保持遠(yuǎn)程工作并沒有影響IT部門的協(xié)作能力，團(tuán)隊(duì)能夠保持生產(chǎn)力并向市場推出“復(fù)雜的新產(chǎn)品”。他說，遠(yuǎn)程工作提高了他在鳳凰城地區(qū)以外獲得技術(shù)人才的能力。

但是，當(dāng)人們在早期以混合模式工作時(shí)，會(huì)有多個(gè)對話在進(jìn)行。Smith 回憶說“在線參與的人明顯落了下風(fēng)，因?yàn)樗麄円痪湓挾疾宀贿M(jìn)去。”

因此，他聘請了他的第一位音頻工程師，改造了大學(xué)的大部分會(huì)議技術(shù)。Oculus 耳機(jī)正在一些團(tuán)隊(duì)的日常站立設(shè)計(jì)會(huì)議中進(jìn)行測試，看看它們是否能幫助團(tuán)隊(duì)更好地工作。他說：“我們的想法是要了解‘工具是阻礙還是有幫助？’很多（協(xié)作）技術(shù)在功能實(shí)現(xiàn)的效果上還很顯得比較稚嫩。”

一些最初的反饋是，在耳機(jī)中使用物理鍵盤是有問題的，但史密斯說這個(gè)實(shí)驗(yàn)將在 2023 年初繼續(xù)進(jìn)行。"費(fèi)用并不高，但問題是，它是一個(gè)玩具還是從根本上改變了[遠(yuǎn)程工作]體驗(yàn)的東西？"

6、不把IT帶入未來的辦公室

除了重新思考辦公室和制定合理的重返辦公室戰(zhàn)略外，IT領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)明智地投資于為促進(jìn)更好的混合工作體驗(yàn)而量身定制的技術(shù)。

作為 Shure 公司的高級(jí)副總裁兼 CIO，Robin Hamerlinck Lane 說，在音頻電子公司 Shure，領(lǐng)導(dǎo)們“花了大量時(shí)間聽取我們的員工對混合工作的意見”，隨后根據(jù)他們所了解的情況制定了一項(xiàng)名為“WorkPlace Now”的計(jì)劃。

員工可以自由選擇混合工作模式，Hamerlinck Lane 說，公司領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)為未來的團(tuán)隊(duì)成員做出了調(diào)整，為他們提供了不同的工具來適應(yīng)。

比如，“我們的辦公室布置了靈活的座位，這樣混合型員工來到辦公室時(shí)仍然可以有自己的工位。通過 iOffice 應(yīng)用程序，員工可以提前或在他們到達(dá)時(shí)預(yù)訂他們的工位。”

她說，IT 部門已經(jīng)開發(fā)了一個(gè)票據(jù)系統(tǒng)，遠(yuǎn)程工作的員工可以申請一個(gè)遠(yuǎn)程工具包，其中包括能夠在辦公室外有效工作的工具，并保持與其他人的聯(lián)系。

2023 年，IT 部門將在更多的會(huì)議室推出 Teams。Hamerlinck Lane 說：“我們特別感興趣的是利用攝像頭視圖和面板，在我們的場外和現(xiàn)場同事之間提供平等的會(huì)議體驗(yàn)。混合辦公將持續(xù)存在，這也需要考慮增加新的安全層。IT部門也在考慮公司的長期電信需求。同事們已經(jīng)遷移到了移動(dòng)和/或基于IP的電話，因此我們需要考慮改造傳統(tǒng)的桌面電話。”

7、低估了低代碼/無代碼的力量

Hamerlinck Lane 說，在 Shure 公司 2023 年的幾項(xiàng)IT計(jì)劃中，將優(yōu)先考慮使用低代碼/無代碼。另一個(gè)是在 AWS 上建立一個(gè)平臺(tái)，使公司的開發(fā)團(tuán)隊(duì)在軟件遷移到云端時(shí)能夠支持物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品。Shure 也在投資 Office 365。

“我們的整體的數(shù)據(jù)計(jì)劃旨在啟用數(shù)據(jù)和最終用戶工具，從而增強(qiáng)最終用戶的能力。”

Lesley Salmon 是 Kellogg 公司高級(jí)副總裁兼全球 CIO。他對此也表示贊同。他說，隨著對應(yīng)用程序的需求不斷增長，為幫助人們更有效地工作，公民開發(fā)將成為常態(tài)。該公司將很快開始使用微軟的低代碼 Power 平臺(tái)。

她說：“我們將通過構(gòu)建社區(qū)學(xué)習(xí)和支持方法，幫助并鼓勵(lì)我們的組織開發(fā)自己的應(yīng)用程序。”

培養(yǎng)未來工作的最好方式莫過于賦予員工自己改善工作流程的權(quán)力。

來源：www.cio.com