當組織處理大型復雜的項目時，自然會出現數據管理方面的挑戰。這些挑戰并不一定要令人生畏。組織戰略計劃、執行模型、項目組合、預算及其所有輔助數據，可以為組織建立效率，數據完整性和最終對決策的信心打下堅實的基礎。

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組織最基本的挑戰是收集數據，因為它可以以多種形式存在，甚至包括手寫文檔和個人生成的演示文稿。數據和文檔所在的不同來源可能會進一步混淆此過程，這些來源包括專有和非協作數據庫，定制系統以及從其他來源導出的手動文檔。

如果沒有組織，組織可能會被迫繼續投入大量的時間，人力資源和資金需要人工整合所有這些數據，同時還要與時間賽跑。。門戶管理團隊將很難有效地編輯報告，更不用說基于數據的智能決策了。

這個解決方案在于利用數據收集和報告平臺，該平臺支持易于使用的在線、支持云計算的方法。在與企業架構相同的環境中管理戰略計劃、流程模型、投資組合和預算，使組織可以輕松地將這些數據集和其他數據集聯系起來。這只能在專門為該復雜任務設計的專用數據管理平臺中有效完成，該平臺允許組織將自定義的業務流程、數據模型和安全要求逐步應用于問題。

這種方法有助于將信息從相應的記錄系統整合到新知識數據庫中。在這里，組織可以優化數據管理工作，向最直接的數據所有者提供直接的數據交互，使用附加信息增強數據模型，實施安全性和自定義業務流程，整理相關摘要信息的特定儀表板，甚至關閉根據需要減少非協作應用程序。

當然，一個集中的平臺為團隊服務。授權每個成員管理和豐富其特定領域的數據，使它們能夠檢查、驗證和維護自己的小型數據集，而無需繁瑣的報告要求和更改請求程序，從而生成高質量、權威、實時的數據。

這個好處很多，可以促進運營的各個方面：

• 在跨投資組合相似性、冗余和依賴性分析中發現成本節約機會
• 更快地生成報告和分析
• 提高整體數據完整性
• 最小化系統支持要求，提高生產率
• 擺脫繁瑣的人工數據收集和驗證，使員工可以專注于更有意義的任務并提高工作滿意度。
• 最大限度地減少由于不良數據導致的分析，報告和計劃中的錯誤。
• 增強利益相關者的信任并采取果斷行動。

通過將來自通用報告工具和專有報告工具的不同數據源統一到一個直觀的平臺中，并分散數據管理活動，組織將看到產生和維護大量數據的成本急劇下降。最重要的是，將獲得最高質量的實時信息，從而可以做出更好的業務決策。