多支團(tuán)隊以敏捷的方式一起協(xié)作能更快地為客戶交付新產(chǎn)品的服務(wù)，我們發(fā)現(xiàn)對于許多公司來說， 這就是如何在市場競爭中快速轉(zhuǎn)變的答案。然而大規(guī)模敏捷，是比“僅僅”實現(xiàn)團(tuán)隊級敏捷更大更困難的挑戰(zhàn)。它是一個組織級的漫長旅程……

這是《以切分、總體規(guī)劃和大房間計劃會實現(xiàn)大規(guī)模敏捷》系列文章的***篇。這是一個真實的故事，來自一家財務(wù)服務(wù)公司的特定項目，該項目針對的是歐盟金融工具市場法規(guī)的投資顧問延伸責(zé)任。

人的稱謂已經(jīng)發(fā)生了改變。

在我們深入探究這個故事之前，先來適當(dāng)了解幾個詞匯。該金融市場法規(guī)項目決定遵循以下步驟，我稱之為大規(guī)模計劃會。

大規(guī)模計劃會

大規(guī)模計劃會，包括切分和總體規(guī)劃，是一種可以幫你迎接大規(guī)模的計劃挑戰(zhàn)的實用方法。大規(guī)模計劃以整體戰(zhàn)略目標(biāo)為出發(fā)點，包括以下四個層次的計劃會：

• 切分計劃會
• 總體規(guī)劃會
• 大房間計劃會
• 迭代計劃會

雖然各種大規(guī)模框架為大房間計劃會(所有團(tuán)隊和干系人會一起在此聚兩天時間)提供了可用的框架，而且大多數(shù)組織清楚如何召開迭代會議，但是準(zhǔn)備此類大房間計劃會仍要做很多的工作。這也正是需要具有切分會和總體規(guī)劃會的大規(guī)模計劃會的原因了。

金融工具市場法規(guī)項目和六月份的***大房間計劃會

我在五月加入這一項目之后，做的***件事就是為***大房間計劃會設(shè)定日期為六月十六至十七日，我們邀請了團(tuán)隊中的每個人以及其他商業(yè)方面的關(guān)鍵干系人，還有兩三個負(fù)責(zé)組織實施的人。我們對時間安排進(jìn)行了大量的討論。***的問題是，“我們會準(zhǔn)備好嗎?”…項目***聯(lián)絡(luò)人Pia、***scrum master Sally和我堅持這個日期，我們認(rèn)為這樣能促使大家做好準(zhǔn)備。事實證明，我們是對的。我們想把它做好，就能把它做好。稍后我們進(jìn)行詳細(xì)地討論。

在這個大日子來臨之前，Pia設(shè)法讓業(yè)務(wù)各部門從他們的觀點描述并交付了他們所需的史詩故事。

然后，最終六月十六日到來了，每個人聚到一個大房間里。Pia向我們提醒了金融工具市場法規(guī)(遵從歐盟法規(guī)，為銀行客戶提供更好的投資建議和服務(wù))的商業(yè)效益，作為主要的推進(jìn)者，我隨后提出了這兩天的計劃。請參見圖表：每個團(tuán)隊的計劃會日程。

每個團(tuán)隊選擇他們覺得屬于他們自己的史詩故事，然后開始分解為用戶故事。

后來，問題出現(xiàn)了……

網(wǎng)上銀行團(tuán)隊沒看到任何與自己相關(guān)的史詩故事。所以為什么還要待在大房間里開會?

另外有支12人的團(tuán)隊圍坐在圓桌旁。其中兩個人在那里講，其他人低著頭一言不發(fā)，看起來沒精打采的。

其他團(tuán)隊動力倒是比較強，可是根本就不理解史詩故事，所以也很難把它們分解成業(yè)務(wù)特性。

真是一團(tuán)糟!

我請網(wǎng)上銀行與我一起移步戶外，這樣就可以暢談一下了。目前急待解決的問題是，他們是如何組織的。在我看來，他們的團(tuán)隊很像筒倉，因為他們各自對接其他每個產(chǎn)品，包括投資服務(wù)。但是我沒跟他們討論這些，因為這么安排也不是團(tuán)隊的想法。相反，我贊成他們分散開，與其他的團(tuán)隊一起參加大房間計劃。在某種程度上來說，他們現(xiàn)在就是這樣的情況。這會讓他們與其他團(tuán)隊更加緊密。

Pia、Sally 和我形成一致意見，我們幾個也應(yīng)分散到團(tuán)隊中，每個人負(fù)責(zé)推進(jìn)兩個團(tuán)隊。

小貼士

本文中，你會發(fā)現(xiàn)一些高亮顯示的地方和小貼士，就像這個框，現(xiàn)在***個小貼士來了…

大房間計劃應(yīng)有足夠多的推動者

基于敏捷和團(tuán)隊成熟度，確保有足夠的推動者推動大房間計劃。通常情況下，一名推動者可以應(yīng)付一到三支團(tuán)隊。

那支12個人的團(tuán)隊有另一個要克服的難題。它簡直太大了，很難在一起做有實際意義的計劃。我走過去告訴了他們。他們所有人一起看著我，就在我剛要告訴他們拆分之前，Pia趕緊走過來低聲對我說，“噓，Ole。交給他們自己處理，看看會是什么結(jié)果。”然后，不一會兒他們就站起了身，分成了兩組，開始了單獨的交流。很快，他們就弄了兩塊團(tuán)隊看板討論起來。他們自己組織成了兩個團(tuán)隊。太神奇了!

給予控制權(quán)，形成自主性

面對大問題時(以及所有其他類似的局面)，你需要讓個人發(fā)揮主觀能動性。否則，你永遠(yuǎn)都無法取得成功。和那么多人在一起，你作為管理者是無法計劃和控制所有問題達(dá)成目標(biāo)的。你只能讓他們拿出主動性，如果你給他們控制權(quán)，會比你大包大攬要好。

現(xiàn)在，我們只剩下“我們不理解史詩故事”這個難題了。但在大房間計劃期間這一點沒那么重要，所以我們并沒去解決它。

我們很清楚，讓商業(yè)各個部門陳述和交付史詩故事就會帶來這樣的問題。我們堅持六月這一天是不是難度太高了?如果我們給他們更多的時間，團(tuán)隊會不會更多地參與到描述中，從而理解史詩故事?實際上，我們不這么認(rèn)為。我們把它視為一個學(xué)習(xí)機會，我們向自己保證，在三個月后的大房間計劃會之前要支持團(tuán)隊更好地理解史詩故事。

設(shè)定一個日期——促使大家去做準(zhǔn)備

為***次大房間計劃會設(shè)定一個多少偏樂觀的日期，能促使大家去做準(zhǔn)備。如果你想等所有人都準(zhǔn)備好了，那么可能你會永遠(yuǎn)等下去。

切分——細(xì)化——理解

在團(tuán)隊以某種方式開始開發(fā)一些業(yè)務(wù)特性之后(最終，與業(yè)務(wù)部門有很多的交互)，他們想為下次大房間計劃會做準(zhǔn)備了。這是出于業(yè)務(wù)方面的考慮，我覺得這非常好。我們已經(jīng)有了主人翁精神。這不再是管理者的計劃，而是他們自己的計劃。

其中一支團(tuán)隊請我?guī)兔獯鹨粋€問題：***的史詩故事看起來是什么樣的?

我看了看我在以往項目中經(jīng)歷過的史詩故事。又看了看別的項目中其他的史詩故事。我思忖良久，又看了很多，最終覺得很泄氣，因為我沒找到一個可以稱之為***的史詩故事。

然后我開始思考成功的項目和不成功項目之間的差異，發(fā)現(xiàn)史詩故事的格式無關(guān)緊要，甚至其他任何模版或需求規(guī)格說明書都是如此。

我遇到該團(tuán)隊后跟他們分享了切分和細(xì)化需求的關(guān)鍵：

• 共同理解
• 切分史詩故事的方式
• 描述的格式

這些順序分先后，所以史詩故事的格式在這三點之中相對最不重要。

為開始共同理解它，我們做了兩件事。***件事，我們把他們帶來的需求進(jìn)行了分組。史詩故事、特性和故事融為一體是種不錯的組合。有些人問道：“這是故事地圖嗎?”我說，“是的”，然后解釋了為什么我把故事地圖看得這么簡單：把你的需求放在一張表外，然后移動它們使結(jié)構(gòu)合理，***將潛在的發(fā)布作為結(jié)構(gòu)的一部分。

這引發(fā)了一場關(guān)于如何組織需求的激烈討論。大多數(shù)需求都與三個新投資銀行產(chǎn)品有關(guān)，從簡單的投資建議到完整的投資證券組合支持。大多數(shù)人辯稱應(yīng)按產(chǎn)品切分(潛在的發(fā)布)，所以我們應(yīng)該將一個產(chǎn)品100%開發(fā)完成，把它投入到市場，然后再轉(zhuǎn)向另一產(chǎn)品。其他兩個人主張我們應(yīng)該首先為所有這三款產(chǎn)品想出所有的法律問題，因為不管怎么說我們已經(jīng)有律師參與了，然后是所有這三款產(chǎn)品的上市計劃，再然后是推出這三款產(chǎn)品的其他東西。

我推薦，為了更早得到實際上更小的潛在發(fā)布，增加早期反饋和學(xué)習(xí)，逐個產(chǎn)品(product-by-product )是一種較好的切分方式。對此團(tuán)隊取得了一致的意見。

現(xiàn)在是時候深入每個需求了，我們一次只拿一個需求，按以下方式細(xì)化：1、頭腦風(fēng)暴出所有可能會遇到的問題，寫在紅色便箋紙上，粘在有該需求的紙上;2、然后嘗試一個人一個人地去回答這些問題，把答案寫在綠色便箋紙上。有些問題我們可能回答不了，那么就把它交給項目聯(lián)絡(luò)人，由他們負(fù)責(zé)找能夠回答這些問題的人。

通過首先來問問題加以理解

為讓所有人有共同深入的理解，在你回答任何問題之前，可以先讓他們頭腦風(fēng)暴所有可能想到的問題，這一項不錯的技巧。這比提問->回答->提問->回答的模式能覆蓋更多的方面。這項技巧在待辦事項細(xì)化(包括進(jìn)一步細(xì)化)方面有非常大的幫助。

切分和理解——從零開始

期間，項目中不同的團(tuán)隊從大房間計劃中找出一些他們?nèi)耘f不理解的史詩故事。 scrum master 已經(jīng)把它們打印出來并組織了一個研討會，項目聯(lián)絡(luò)人準(zhǔn)備去解釋它們。

開始幾個小時，他們圍坐在圓桌旁圍繞這些史詩故事展開了討論。但他們未取得任何進(jìn)展。什么結(jié)論都沒形成。它就是讓人覺得很困惑不解。我們商量移到房間的另一頭，把八個史詩故事列出來，然后開始在索引卡上寫任務(wù)，并把它們放到史詩故事上。 不論scrum master 如何努力地組織這些卡片，不論項目聯(lián)絡(luò)人如何努力地解釋他對每個史詩故事的理解，大家仍覺得很迷茫。

然后有人說，“為什么我們不把這些舊史詩故事推到一旁，寫我們自己的新史詩故事。這樣，我們就不需要猜測誰誰誰在寫這些舊史詩故事時是怎么想的了。”

然后，情況發(fā)生了變化!

又是幾個小時過后，這個團(tuán)隊準(zhǔn)備好了他們的新史詩故事，打算將它們展示給干系人，以確保他們的思路是正確的。

從零開始來理解

與其試圖猜透別人的想法，不妨從零開始，相信大家的群眾智慧，這經(jīng)常能更有效地達(dá)成共識。

通過總體規(guī)劃為下次大房間計劃會做準(zhǔn)備

我們在準(zhǔn)備下一次十月份的大房間計劃會時，討論了***次會議存在的所有問題，發(fā)現(xiàn)還有兩件事不太理想：

1. 我們針對金融工具市場法規(guī)沒有足夠清晰的長期計劃。
2. 不同業(yè)務(wù)部門間未對重要程度和緊急程度達(dá)成共識。

上次之后，我們做了個總體規(guī)劃，但其實也就下三個月的內(nèi)容比較靠譜，再往后就很難說了。因此，大家不太清楚本次大房間計劃會要考慮什么，以及應(yīng)該把什么再往后推一推。

而且，某些業(yè)務(wù)領(lǐng)域非常熱衷于金融市場工具法規(guī)的每個細(xì)節(jié)，而其他領(lǐng)域更關(guān)注用戶體驗。

換句話說，沒有清晰的方向。不論在大房間計劃會期間還是之后，要諒解大家花時間從不同的角度來討論方向，或以不同的角度切入。

我們決定在十月份召開下次大房間計劃會之前，拉其他的干系人參與到九月下旬的總體規(guī)劃會中。我們邀請了每支團(tuán)隊的項目聯(lián)絡(luò)人、籌劃指導(dǎo)委員會、三個業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和Pia、Sally，當(dāng)然還有我，一共有12個人。

我們先從認(rèn)為后三個月能到什么程度開始的。在總共15個史詩故事中，有兩個已經(jīng)全部完成了，有七個完成了50%。這不是我們想達(dá)到的結(jié)果。

然后，我們使用帶有T恤尺寸的計劃紙牌評估了史詩故事。這樣大家就能更投入地參與其中了。

我們排了下優(yōu)先級，我堅持把所有史詩故事放到一起，由業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)共同商定什么對整個公司最重要。其中一位對我說，“我清楚對于我們這個領(lǐng)域最重要的是什么，但我怎么知道對于其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域來說什么最重要呢?”他說這句話的時候就站在另一個業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的旁邊，而我只是笑了笑，環(huán)視了一下整個房間，這位業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)笑了笑接過去說“哈哈，我可以告訴他們”。哦耶!

他們真正地參與了討論，討論了他們認(rèn)為我們應(yīng)在接下來的三個月里完成多少，之后達(dá)成了結(jié)論：下一批26個史詩故事。

同時，我完成了計算。我算出前三個月我們安排的史詩故事評估有228個點(用T恤尺寸交流評估的)，也就是我們所謂的項目點。但我們只完成了125個(97個計劃內(nèi)的，外加28個計劃外的)。

使用同一算法，我算出他們在接下來幾個月的目標(biāo)大約是606個項目點!

我們收起雄心壯志潑了點冷水，做了調(diào)整，準(zhǔn)備下次大房間計劃會。

通過項目點測量項目進(jìn)度

只通過匯總所有明細(xì)進(jìn)度報告來測量項目進(jìn)度往往很消費時間，這個方式與之不同，通過對史詩故事級的粗略估計你可以快速、輕松地了解全貌，并進(jìn)行計算。

第二次大房間計劃會(十月份)

金秋十月，大家再次歡聚一堂。我們看到比上一次多了一些人。網(wǎng)上銀行團(tuán)隊帶了一些同事過來。幾個業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)也都露了面。顯然，大家都對它有所耳聞了，也想?yún)⑴c進(jìn)來。

我們先從看看前三個月完成了什么開始著手，使用的就是總體規(guī)劃的概覽。然后，我們展示總體規(guī)劃的結(jié)論，它仍有些樂觀，但沒606個項目點那么夸張了。

然后團(tuán)隊聚集到史詩故事概覽板周圍，這次我們請他們思考各自在這些史詩故事中扮演的角色，即使是小角色。接下來我們把每個人放在一張小的彩色便利貼上，表示他們的團(tuán)隊在這些史詩故事中。

在大約一小時之后，我們大體了解哪些團(tuán)隊主要推動哪些史詩故事了，以及其他哪些團(tuán)隊還與每個史詩故事相關(guān)。

這個效果令我們非常詫異。有那么多人站在白板前，在這兩天里來來往往，一般大家來自不同的團(tuán)隊，討論對彼此有怎樣的需要，對彼此能提供怎樣的幫助。

通過可視化團(tuán)隊與史詩故事之間的關(guān)系來增加跨團(tuán)隊間的協(xié)作

各種史詩故事牽扯到的不只是一只團(tuán)隊，在大房間計劃會期間和之后將其呈現(xiàn)出來，以增加跨團(tuán)隊間的協(xié)作。

接下來發(fā)生了一件事，幾乎在沒有任何指導(dǎo)的情況下，團(tuán)隊自發(fā)開始拆分和評估了。我發(fā)現(xiàn)Sally和Pia幾乎什么也沒做，當(dāng)然，也包括我。

我非常地開心，不告訴大家做什么，而是讓他們按自己的理解做出自己的決定，以及互相動員和邀請參與***大房間計劃會，這就是現(xiàn)在明顯收到的回報。新的工作方式已經(jīng)內(nèi)化到了團(tuán)隊和大家心中。我們即將實現(xiàn)持久的改變!

在這些團(tuán)隊致力于他們的計劃和之間的協(xié)作時，Sally有時間去改進(jìn)項目板了，從而為團(tuán)隊交付特性做好準(zhǔn)備。她買了一些漂亮的膠帶，規(guī)劃了一下這塊板，包括為每支團(tuán)隊每個迭代特定數(shù)量和尺寸的便利貼分配空間。同時，她考慮了***塊項目板上有很多的信息，很難了解大概的信息。所以，她決定請團(tuán)隊為他們的特性取個簡稱，只把名稱寫在粘在項目板上的便利貼上。

最終，一塊結(jié)構(gòu)更好的項目板誕生了，它只有少量的細(xì)節(jié)，能更好地說明大概情況，是個更好的每周Scrum-of-Scrums的工具，所有scrum masters、項目聯(lián)絡(luò)人和其他干系人聚在它旁邊，了解實際進(jìn)度并去比較與計劃的偏差。

我很好奇他們怎么看花上大房間計劃上的時間，所以我問了幾個人起初抱懷疑態(tài)度的人。看看他們是怎么說的：

大家是怎樣參與大房間計劃會的?

• 太令人興奮了。許多干系人都參與進(jìn)來了，與我們一起交流，這真是太好了。我們面向整個項目討論任務(wù)和評估。它太大了，太復(fù)雜了，就像意大利面。我覺得每個人都學(xué)到了很多。
• 真是太好了。它打開了我的視野，現(xiàn)在能理解其他人都在做什么了。那塊項目板超級概括了整個項目。

兩天是個很長的時間。這筆投入值得么?

• “是的，沒錯。結(jié)果使我感到吃驚。一開始，我覺得兩天時間太長了。但每個人都學(xué)到了很多。我們現(xiàn)在清楚需要彼此交流了。為了協(xié)作。這筆投入很值。”
• “每一秒都很值。有事發(fā)生時，我們可以直接走過去找其他人聊聊。往常我們是不那么做的。看看房間里的氣氛，非常地嗨。”

有哪些地方我們可以做得更好嗎?

當(dāng)然，沒有一件事是***的。我們在持續(xù)學(xué)習(xí)。其中最應(yīng)該改進(jìn)的一個地方是：

我們經(jīng)歷了其中一個需要額外關(guān)注的史詩故事。這個特別的史詩故事的截止日期比其他都要難達(dá)成，它更加復(fù)雜，有更多的團(tuán)隊和干系人參與。我們試著任命了一個史詩故事負(fù)責(zé)人，由他負(fù)責(zé)將它確定下來，這很有幫助，但是還不夠。我們未達(dá)成截止日期，因此必須賠償一年的軟件授權(quán)。回過頭來看，我們應(yīng)堅持把兩個最主要的參與團(tuán)隊聚到一起。

總結(jié)

這是我的故事，在本文章開頭，我提到過一些要點，我希望能就此給你一些現(xiàn)實觀點：

• 準(zhǔn)備為期兩天的大房間計劃分。優(yōu)先考慮它!
• 開始，先為***大房間計劃分定個日期，好讓大家去做準(zhǔn)備。
• 然后，通過切分和細(xì)化，使團(tuán)隊大體上理解史詩故事。
• 現(xiàn)在，一起設(shè)定總體規(guī)劃，與關(guān)鍵干系人在方向上達(dá)成一致。
• ***，在運行大房間計劃會時，按照團(tuán)隊的成熟度調(diào)整推動者的數(shù)量，了解你們的***次會議將產(chǎn)生大量用于下次會議的經(jīng)驗。