Office文檔是我們?nèi)粘＾k公中使用頻率***的軟件，Office軟件的開放性讓我們?cè)诰庉嬛泻苌儆龅揭恍l條框框的束縛。但是一旦編輯完畢發(fā)送完畢，發(fā)送給其他人或者在其他設(shè)備上打開此文件，或多或少都會(huì)遇到一些排版發(fā)生變化的問題。

比如最常見的字體重疊，造成這種問題的原因一般就是字間距緊縮、文本框重疊以及打開該文件的設(shè)備沒有原始文件的字體。大家都知道只要修改字間距或者字體就能解決問題，但是也會(huì)給別人的瀏覽帶來不必要的麻煩。

今天我們先針對(duì)這個(gè)問題提供了一個(gè)***的解決方案，就是通過迅捷PDF虛擬打印機(jī)，將Office文檔生成PDF文件。

一、安裝PDF打印機(jī)

既然我們是通過虛擬打印機(jī)對(duì)文件格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換的，那么肯定就會(huì)需要到PDF打印機(jī)離線工具。迅捷PDF虛擬打印機(jī)，可以基本滿足所有Office文檔格式對(duì)PDF的轉(zhuǎn)換。超級(jí)實(shí)用。

二、配置PDF虛擬打印機(jī)

1.運(yùn)行迅捷PDF虛擬打印機(jī)。

2.點(diǎn)擊“配置設(shè)定”，對(duì)PDF虛擬打印機(jī)的默認(rèn)參數(shù)做出調(diào)整。

3.在“文件”項(xiàng)，可以對(duì)生成文件的標(biāo)題以及作者進(jìn)行編輯，閱讀文件的人可以通過查看文件屬性，得知該文檔的所有人是誰。

4.在“保存”項(xiàng)，可以對(duì)生成文件的格式進(jìn)行設(shè)定，這里我們是要將Office轉(zhuǎn)換成PDF，所以我們要在“選取默認(rèn)的文件格式”中點(diǎn)擊“PDF”。之后在“保存對(duì)話框文件夾”下，選擇默認(rèn)的生成文件輸出位置。一般建議設(shè)定在桌面，之后在進(jìn)行整理。

5.在“PDF”項(xiàng)，可以對(duì)紙張的頁面方向進(jìn)行設(shè)定，一般建議Word文檔采用縱向，PPT以及Excel采用橫向。

6.在“PDF”項(xiàng)，點(diǎn)擊“頁面預(yù)覽”，可以默認(rèn)打開文件時(shí)界面顯示幾頁以及頁面排版，可以根據(jù)讀者喜好設(shè)置此項(xiàng)。

7.在“PDF”項(xiàng)，點(diǎn)擊“文件視圖”，可以根據(jù)文件的開放程度，對(duì)文件的輪廓，縮略圖，圖表等作出調(diào)整。

8.在“PDF”項(xiàng)，點(diǎn)擊上方菜單欄的“安全”，對(duì)“加密PDF以保護(hù)其內(nèi)容”以及“打開PDF文件需要密碼”進(jìn)行勾選，之后點(diǎn)擊“設(shè)置密碼”。這樣在其他人不知道密碼的情況下，是無法對(duì)文件進(jìn)行查看的。在設(shè)定密碼之后請(qǐng)牢記密碼，避免帶來不必要的損失。

三、文件打印

1.打開一個(gè)Office文檔，我們以Word文檔為例。點(diǎn)擊Office按鈕，點(diǎn)擊“打印”，子菜單中選擇“打印”。

2 .“打印機(jī)名稱”選擇迅捷PDF虛擬打印機(jī)。

3.點(diǎn)擊確定，之后迅捷PDF虛擬打印機(jī)會(huì)開始生成PDF文件，生成文件放置在我們?cè)O(shè)定的輸出目錄。

通過迅捷PDF虛擬打印機(jī)，在將文件進(jìn)行存檔以及發(fā)送的時(shí)候，就不用去擔(dān)心排版發(fā)生變化的問題了。