軟件資產(chǎn)管理 企業(yè)身旁的定時炸彈
面對眾多的購置軟件、復(fù)雜的許可授權(quán)機制，許多企業(yè)都處于“三無”狀態(tài)，即沒有軟件管理制度、沒有長期的軟件管理規(guī)劃、沒有專職軟件管理人員和軟件管理工具，這就造成了企業(yè)對整體的軟件使用情況和未來需求沒有清晰的認識，不僅難以發(fā)揮軟件和信息系統(tǒng)的作用，提升企業(yè)的競爭力，還會給企業(yè)增加成本并帶來巨大風險。
風險一：軟件管理效率低下，采購及維護成本上升
由于多買、散買造成的軟件采購成本上升的風險，是軟件資產(chǎn)管理缺失造成的成本失控風險的主要體現(xiàn)。舉例來說，公司的多個部門或多個項目可能都會單獨購置一些軟件，有些軟件價格還比較昂貴，整套軟件下來多達幾十萬甚至上百萬元。而公司沒有對軟件需求進行系統(tǒng)的分析和規(guī)劃，對于軟件沒有集中管理，更沒有統(tǒng)一的軟件采購預(yù)算編制及審批，這就造成公司本可以通過批量集中購買來增強與銷售商的議價能力壓低價格、節(jié)約成本，卻由于未能對軟件采購進行協(xié)調(diào)管理而增加了大量的采購成本。
很多企業(yè)對于軟件都缺乏統(tǒng)一的調(diào)控，每個軟件由哪個部門哪個員工在使用都無從查證，這些軟件處于生命周期的什么階段更沒有記錄和評估，何時需要進行采購、更新升級、報廢都缺乏規(guī)劃，管理效率低下。有些軟件本可以通過企業(yè)內(nèi)部再分配就可以滿足各部門的使用需求，卻進行了重復(fù)采購，不僅增加了采購費用，還增加了管理成本;有些軟件隨著企業(yè)的發(fā)展已不能滿足使用的需求，需要進行更新升級，卻由于沒有及時的評估卻依然在用，不僅降低了IT系統(tǒng)的效率，還可能產(chǎn)生軟件合規(guī)的風險。
據(jù)調(diào)查顯示，未施行軟件資產(chǎn)管理的企業(yè)可能多產(chǎn)生超過10%的軟件合規(guī)成本和軟件維護成本，軟件采購成本將上升30%。對于企業(yè)來說這個比例不容忽視，軟件成本的控制失效、軟件投資回報率的低下，是企業(yè)亟需注意和解決的問題。
風險二：軟件未實現(xiàn)正版化，增加聲譽和財務(wù)風險
軟件正版化/合規(guī)是進行軟件資產(chǎn)管理的最初驅(qū)動力，也是軟件資產(chǎn)管理的首要要求。近年來越來越多的軟件供應(yīng)商開始開展軟件許可證審計，軟件合約中的審計條款使得軟件使用企業(yè)必須配合該項復(fù)核工作。
中國企業(yè)的軟件正版化進程還很漫長，許多沒有進行軟件資產(chǎn)管理的企業(yè)可能還在使用違規(guī)或過期的軟件，外部許可證審計將統(tǒng)計出未購買許可證的軟件數(shù)量，并要求企業(yè)補買，這本身已經(jīng)是一筆不小的額外支出，還不包括附帶產(chǎn)生的軟件安裝所需要支付專家的薪水、購買新軟件工具的費用以及人力成本。更嚴重的是，使用盜版軟件可能引發(fā)企業(yè)的聲譽風險，影響公司形象。
另外，對于沒有進行日常軟件管理的企業(yè)來說，完成外部許可證審計可能占用大量的時間。許可證審計可能涉及全公司的所有部門，而有些企業(yè)通過一個整體協(xié)議購買軟件，那么審計工作可能還涵蓋用于其它分公司使用的軟件，如果沒有使用類似“軟件庫”的管理方式對所有軟件進行全局的統(tǒng)計，可能需要花費大量時間查找軟件的使用部門、人員才能完成審計工作，甚至占用大量的人力和時間成本，對日常工作造成影響。
風險三：國內(nèi)外法規(guī)不斷出臺，軟件無序管理引發(fā)監(jiān)管和法律風險
2011年7月22日，美國華盛頓州通過了一項修改《反不正當競爭法》的議案。在這項法案中新增的名為《產(chǎn)品銷售、竊取或盜用信息技術(shù)》的新法中規(guī)定，在生產(chǎn)、經(jīng)營中使用假冒盜版信息技術(shù)產(chǎn)品(包括假冒硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品)并拒不改正的產(chǎn)品制造商，無論其違法行為發(fā)生在何處，只要其產(chǎn)品在華盛頓州銷售或者許諾銷售，都將可能構(gòu)成不正當競爭，從而導(dǎo)致其在美國華盛頓州被政府或其競爭者起訴，并可能因此導(dǎo)致貨物在美國被扣押、被禁止銷售、以及被判令支付賠償金，甚至懲罰性賠償。
作為美國最大的進口商，中國企業(yè)曾屢次因為對美國法律的不熟悉和自身管理的缺失觸犯美國法律，遭到訴訟。對于許多中國企業(yè)來說，軟件資產(chǎn)管理還是個新名詞，甚至軟件正版化還不徹底，如果不能盡快邁出軟件資產(chǎn)管理的第一步，及早將軟件管理合法、合規(guī)，則可能在新法的影響下帶來一系列的風險： ·
首先，對于視中國的制造企業(yè)為主要競爭對手的其他國家的制造企業(yè)，很可能會充分利用該新法的規(guī)定，伺機提起訴訟案件，阻卻我國企業(yè)的商品銷售，搶占市場份額;
在美國的上游進口商及分銷商將設(shè)法轉(zhuǎn)嫁法律風險，而根據(jù)新法的規(guī)定，銷售商需提高對其供應(yīng)商的控制和要求，促使供應(yīng)商采取行動符合新法的要求。因此，在美國的進口方及分銷商可能根據(jù)此規(guī)定向其制造商施壓或停止采購，或在與制造商的協(xié)議談判中提出新的要求，轉(zhuǎn)嫁自身的法律風險。
受新法規(guī)影響，許多大型采購、銷售企業(yè)很有可能調(diào)整對供應(yīng)商的行為準則，將使用合法的信息技術(shù)作為合格供應(yīng)商的條件之一，甚至聘用第三方機構(gòu)對供應(yīng)商的IT產(chǎn)品進行合規(guī)審查，如果依舊使用非正版軟件，則可能無法滿足國際客戶對軟件合規(guī)的要求，喪失重要的銷售渠道。
2011年開始，國資委相繼在政府機關(guān)和中央企業(yè)中執(zhí)行軟件正版化的推進工作，截止2012年止，中央和地方省一級政府、國資委監(jiān)管下117家央企的三級子企業(yè)及以上已完成軟件正版化檢查整改工作，并且國資委計劃在2013年底前完成縣一級和地市一級政府全部的軟件正版化工作，同時繼續(xù)在央企四級及以下子企業(yè)中繼續(xù)推擊軟件正版化的工作。
國資委對政府機關(guān)及央企的軟件管理要求除完成正版化的檢查整改以外，更著重于建立完善的軟件長效管理機制和相關(guān)制度，如對政府機關(guān)來說，應(yīng)按照財務(wù)部的要求，對購置軟件的資金予以保障;對中央企業(yè)來說，可以參與國家版權(quán)局組織的軟件集中采購，在降低成本的情況下保證使用正版軟件。企業(yè)要建立相關(guān)的制度，如定期檢查、復(fù)核等，把軟件列入到資產(chǎn)中進行管理;將購置軟件和信息化建設(shè)相結(jié)合，落實責任，統(tǒng)一考核;將對軟件的檢查和管理作為一項政府工作考核的指標。
可以看出，國家對于軟件正版化及軟件資產(chǎn)管理的推動力度很大而且在逐年加大，在可以預(yù)見的未來，監(jiān)督軟件資產(chǎn)管理的范圍將擴展至各種類型的企業(yè)，如果不能響應(yīng)號召做好軟件資產(chǎn)管理的準備，完成信息化管理的轉(zhuǎn)型，不僅難以跟上世界經(jīng)濟發(fā)展和信息化管理的步伐，更加無法滿足國家相關(guān)規(guī)定的要求。
解決之道
要拆除這顆定時炸彈，企業(yè)首先應(yīng)該建立統(tǒng)一的軟件管理制度和流程，明確責任人和職責范圍，將軟件資產(chǎn)管理作為企業(yè)信息化建設(shè)的一部分，建立起全組織范圍內(nèi)的軟件庫，對軟件的基本信息、使用情況、變動情況進行集中維護，并對軟件相關(guān)的費用支出建立標準的預(yù)算編制及審批流程，對各部門的軟件需求進行匯總，根據(jù)情況在企業(yè)內(nèi)實行再分配軟件，提高軟件使用效率。落實軟件采購安裝及驗收，確保軟件使用符合企業(yè)實際需求，并在此基礎(chǔ)上對軟件相關(guān)采購合同/許可證進行統(tǒng)一歸檔，避免軟件合同的丟失，降低合同相關(guān)的內(nèi)控風險，對軟件資產(chǎn)實現(xiàn)集中管理。
在實現(xiàn)了軟件資產(chǎn)集中管理的前提下，企業(yè)還應(yīng)關(guān)注于軟件資產(chǎn)的持續(xù)管理，建立軟件的生命周期跟蹤機制，監(jiān)測軟件當前狀態(tài)，并根據(jù)情況及時購買、升級及報廢軟件，確保軟件可以滿足企業(yè)生產(chǎn)需要，保證信息系統(tǒng)的安全性，確保軟件合法合規(guī)使用。需要由專人定期對軟件進行盤點，明確在用軟件和在帳目中記錄軟件的差異，并針對企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)的變化，定期進行軟件及信息系統(tǒng)的效率分析，調(diào)整軟件部署，預(yù)測軟件采購需求，最終實現(xiàn)對軟件資產(chǎn)的動態(tài)管理，使軟件資產(chǎn)作為企業(yè)發(fā)展的推動力，與不斷變化的業(yè)務(wù)需求相輔相成，提升企業(yè)在市場中的競爭優(yōu)勢。
(本文作者介紹：德勤，世界四大會計師事務(wù)所之一。企業(yè)風險管理服務(wù)是德勤五大服務(wù)板塊之一，專業(yè)從事風險管理、內(nèi)部控制、流程改進等咨詢服務(wù)。)
