小技巧大作用 如何讓一體機高效辦公
工作效率一直是企業(yè)所追求的，那么如何才能真正的做到高工作效率呢，單純依靠員工是很難完全做到的，辦公室的輔助辦公設備也是一個大的因素，如果能夠掌握更多技巧，讓辦公設備也能做到高效辦公，對于企業(yè)員工來說，完全能夠就能做到得心應手。下面通過論壇維護技巧的整理，跟大家分享一下多功能一體機的高效辦公技巧。
多點應對掃描失敗
在開機啟動多功能一體機時，我們或許會遇到“Scanner Failure”這樣的錯誤提示，這種提示其實告訴我們一體機在進行自檢掃描操作時沒有順利通過，許多朋友遇到這種現(xiàn)象時往往會顯得一籌莫展。的確，造成多功能一體機自檢掃描操作不能正常通過的原因有很多，法來解決。
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首先我們應該先將一體機的上面蓋掀開，并在一體機接通電源的情況下，仔細檢查內(nèi)部的掃描燈管能否象正常那樣發(fā)光發(fā)亮，自檢掃描部分的掃描車能否象正常那樣自由移動;倘若發(fā)現(xiàn)掃描燈管發(fā)出來的光是紅色的或者根本就不亮，那就表明一體機的掃描燈管已經(jīng)處于老化狀態(tài)或者已經(jīng)被損壞了，此時唯一的辦法就是重新更換新的掃描燈管才能消除掃描失敗的錯誤提示。
要是發(fā)現(xiàn)掃描車無法正常自由移動或者不能正常復位的話，那很有可能是掃描車的機械傳動機構內(nèi)部有異物堵塞，或者移動導軌比較干澀，阻礙掃描車的順利移動，此時我們只有將機械傳動機構內(nèi)部的異物排除，或為移動導軌添加一點潤滑油，確保掃描車能夠順暢移動。
要是發(fā)現(xiàn)掃描燈管的亮度明顯偏低，我們不妨嘗試將一體機先開機預熱20分鐘，之后再將一體機關閉掉并重新開機啟動，看看此時是否能夠順利完成自檢掃描操作，要是這樣操作一體機沒有出現(xiàn)掃描失敗的提示時，那就證明先前出現(xiàn)的掃描失敗故障是因為一體機工作環(huán)境溫度偏低，掃描燈管必須經(jīng)過足夠時間的預熱才能正常工作。
一旦按照上面的操作還無法讓一體機順利通過自檢掃描的話，我們就需要將一體機的掃描裝置部分打開，然后小心謹慎地對內(nèi)部的CCD感光頭和CCD鏡組進行清潔，看看這樣是否能夠消除故障提示，同時仔細檢查一下連接掃描車的線纜是否有明顯裂痕或斷裂現(xiàn)象，要是有的話就表明連接線纜已經(jīng)老化需要重新更換。到了這里要是還無法解決故障的話，那十有八九是一體機內(nèi)部的工作電路受到了損壞，此時我們只有請專業(yè)的維修人員來修理，或者將一體機送到專業(yè)維修店去修理。
盡量集中處理作業(yè)
和一般打印機不同的是，多功能一體機在每次開機啟動時，都要經(jīng)過一定時間的預熱，倘若每處理一個作業(yè)就開關一次一體機的話，勢必會造成一體機頻繁啟動，這樣十分容易造成內(nèi)部的各種器件壽命縮短，從而影響一體機的高效工作。為了盡量延長一體機的工作壽命，阻止它頻繁進行啟動，我們應注意盡量把零散的作業(yè)聚集在一起，等到有足夠多的作業(yè)時，再接通多功能一體機的電源進行集中復印;另外遇到某個作業(yè)需要重復復印若干份時，我們一定要借助一體機的連續(xù)復印功能，來對指定作業(yè)進行批量復印，這樣不但能夠提高一體機的工作效率，而且還能延長一體機的壽命。
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參數(shù)設置不能照搬
現(xiàn)在許多用戶在使用一體機打印材料時通常會將打印紙的紙型設置為A4幅面，但事實上不少用戶實際購買回來的打印紙張常常是16開大小的標準復印紙，這樣一來在打印類似表格或者大型圖形的特殊材料時，就容易出現(xiàn)打印故障。發(fā)生這種錯誤故障，其實并不是目標文稿自身有什么錯誤，而很有可能是打印紙型設置不當造成的。
要想解決好這種打印故障，我們除了要按常規(guī)方法進入到打印屬性設置窗口，在該窗口中自定義設置好紙張的紙型外，還需要對文件的打印格式進行正確設置;在設置文件打印格式時，先打開傳真件瀏覽界面，再依次單擊該界面中的“文件”/“打印格式”項目，隨后我們將看到有幾種格式選項，例如像素到像素選項、與頁匹配選項、實際大小選項等。
要是我們在這里選擇了實際大小選項，那么我們使用16開大小的標準復印紙肯定無法完整打印出A4幅面的文稿;同樣地要是選擇了像素到像素選項，也會出現(xiàn)頁面內(nèi)容打印不全的故障現(xiàn)象。這個時候，唯有將與頁匹配選項選中，才能保證打印不出現(xiàn)錯誤。
善于使用節(jié)省模式
與激光打印機相比，多功能一體機的工作量可能要大得多，那么它在工作過程中消耗的紙張數(shù)量以及墨粉盒數(shù)量也會大許多，這樣它最終的消費開支也是非常高的。
有鑒于此，不少多功能一體機為了節(jié)省開支費用，都新增了“節(jié)省模式”，善于使用這種工作模式可以幫助我們有效地將耗材開支費用降到***限度;因此，筆者建議各位朋友在使用多功能一體機批量處理作業(yè)之前，一定要先對一體機的功能設置進行一下檢查，看看其是否正處于節(jié)省模式下，倘若不是的話必須及時將它的節(jié)省工作模式啟用。
目前市場上銷售的某些品牌一體機，為了方便用戶啟動節(jié)能模式，常常會在其控制面板中直接設置一個節(jié)省墨粉的開關，用戶只需要簡單地開關操作面板中的那個節(jié)能按鈕，就能快速啟用一體機的節(jié)省工作模式，當然也有的一體機需要大家按照操作說明書的提示，在控制面板中進行正確設置，不過設置操作并不是十分復雜。
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開關電源也要注意
考慮到多功能一體機每次接通電源時，常常需要花費比較長的時間來預熱啟動，那么我們在不用多功能一體機時，究竟是應該將一體機的電源直接關閉掉，還是應該讓一體機處于節(jié)能模式狀態(tài)呢?一般來說，倘若在1個小時之內(nèi)，沒有打印或復印作業(yè)的話，那我們就應該將多功能一體機的電源直接關掉，畢竟這樣操作能夠節(jié)省不少電費。
不過要是在1個小時之內(nèi)，還有零碎分散的各種作業(yè)需要處理時，我們就應該啟用多功能一體機的節(jié)能模式，畢竟一體機處于這種工作狀態(tài)時，它重新預熱啟動時間將會大大縮短，而且可以避免一體機頻繁啟動現(xiàn)象，這樣可以盡量保護好一體機內(nèi)部的光學元器件，從而達到延長一體機使用壽命的目的。
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