賽門鐵克***的調(diào)查報(bào)告發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)都在***地存儲信息，而沒有去實(shí)施能讓他們放心刪除不重要數(shù)據(jù)或記錄的策略。了解一下這種習(xí)慣做法不能再繼續(xù)下去的原因。

對于當(dāng)今大多數(shù)企業(yè)，他們在信息管理方面似乎都是"說一套，做一套"。

賽門鐵克***發(fā)布的2010 年度信息管理狀況調(diào)查報(bào)告為此提供了依據(jù)。該報(bào)告顯示，87% 的受訪企業(yè)認(rèn)同正式信息保留計(jì)劃的價值，而其實(shí)只有46% 企業(yè)實(shí)施這樣的計(jì)劃。

另外，該調(diào)查報(bào)告還發(fā)現(xiàn)，很多情況下，企業(yè)都在不限期地存儲信息，而沒有通過可靠的數(shù)據(jù)保留策略去刪除再無法律、法規(guī)或業(yè)務(wù)意義的數(shù)據(jù)或記錄。

閱讀下文了解一下，信息管理目標(biāo)和實(shí)踐之間的這一"差距"是如何導(dǎo)致一些常見信息管理錯誤、繼而帶來更嚴(yán)重后果的。然后再了解一下企業(yè)現(xiàn)在可以開始采取哪些措施控制他們的信息。

信息管理的***錯誤

該調(diào)查是由Applied Research 在2010 年6 月開展的，對象是來自26 個國家或地區(qū)的1,680 名資深I(lǐng)T 和法律部門管理人員。結(jié)果顯示：

o企業(yè)保留了太多的信息。調(diào)查對象稱，他們有的備份被設(shè)定為***保留或處于法律保留狀態(tài)。他們還表示，在他們備份的數(shù)據(jù)中，有25% 是沒有業(yè)務(wù)意義的，或不應(yīng)該保存在備份中。1/6 的文件是無限期歸檔的。據(jù)IDC 預(yù)測，企業(yè)數(shù)據(jù)在未來4 年中大約攀升400%。鑒于此，這些統(tǒng)計(jì)結(jié)果會更加令人堪憂。

o 企業(yè)誤用備份、恢復(fù)和歸檔功能。在接受調(diào)查的企業(yè)中，有近半數(shù)表示，他們將備份軟件用作了文件和文檔歸檔工具，而這絕不是備份軟件所應(yīng)起的作用。

o企業(yè)實(shí)施的法律保留策略不當(dāng)。該調(diào)查報(bào)告顯示，70% 的調(diào)查對象在用備份系統(tǒng)執(zhí)行法律保留任務(wù)，這也不是備份系統(tǒng)所起的有效作用。另外，45% 的備份存儲都用于法律保留。

Applied Research 分析完調(diào)查結(jié)果后，按企業(yè)的信息管理方式將它們分成了5 層。最上層代表那些已實(shí)施正式的信息管理舉措與策略的企業(yè)，而最下層代表那些尚未實(shí)施正式的舉措或策略的企業(yè)。Applied Research 在描述最上層企業(yè)和最下層企業(yè)之間的差距時用到了"震驚"這樣的字眼。例如：

o71% 的最上層企業(yè)實(shí)施了保留計(jì)劃，而最下層企業(yè)中只有27%。

o26% 的最上層企業(yè)在使用備份軟件執(zhí)行歸檔任務(wù)，而最下層企業(yè)中只有49%。

o在使用備份存儲支持法律保留任務(wù)方面，***上企業(yè)和最下層企業(yè)的存儲使用率分別為20% 和60%。

難怪這些信息管理問題會導(dǎo)致以下后果，從而讓企業(yè)蒙受損失：

o存儲劇增。研究報(bào)告顯示，存儲成本會繼續(xù)飆升，因?yàn)樾畔⒌倪^久保留已導(dǎo)致數(shù)據(jù)審查成本比數(shù)據(jù)存儲成本高出了1,500 倍。

o無法維持的備份可用時間。備份時間大大延長了。正如該調(diào)查報(bào)告所述："恢復(fù)如此多的備份需要很長時間，這使得任何災(zāi)難恢復(fù)程序都無能為力。"

o查詢成本高，查詢效率低。由于大量的信息是存儲在難訪問的備份磁帶上，因此，查詢工作會變得復(fù)雜、耗時、成本高。

現(xiàn)在就開始制定計(jì)劃

企業(yè)知道，他們應(yīng)該完善信息管理工作，但往往又會因?yàn)橐贫ㄒ惶兹?、具體的策略而耗費(fèi)大量的精力。眾所周知，制定"出色"的計(jì)劃并非易事。企業(yè)***從制定良好的基本信息管理方法入手。賽門鐵克為您推薦了一個簡單的5 步實(shí)施計(jì)劃：

o制定正式保留計(jì)劃。如果沒有正式計(jì)劃，那么就很難確定刪除時間和刪除內(nèi)容。這也是導(dǎo)致信息保留時間過長的原因。盡快開始制定該計(jì)劃的另一個原因是法律訴訟?，F(xiàn)在，幾乎每起訴訟案件都會涉及以電子格式存儲的信息。如果企業(yè)沒有制訂正式的計(jì)劃，那么，他們按照聯(lián)邦和州法律法規(guī)查找和保留相關(guān)信息會困難重重?，F(xiàn)在，如果企業(yè)沒能及時查找和提供相關(guān)信息，那么他們的名號往往就會登上報(bào)紙的頭版頭條。

o不要再用備份功能來執(zhí)行歸檔和法律保留任務(wù)了。備份功能不是用來執(zhí)行電子查詢?nèi)蝿?wù)的。雖然如此，但現(xiàn)在，很多企業(yè)還是在用備份功能執(zhí)行信息檢索任務(wù)。為此，他們也浪費(fèi)了不少的時間和金錢，這一點(diǎn)可以從法律案件不斷增加的趨勢中得到印證。

o部署去重技術(shù)，減少存儲量。如果企業(yè)能夠盡可能接近信息源應(yīng)用去重技術(shù)，那么是可以釋放網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器和存儲資源的。企業(yè)還應(yīng)該集中管理去重技術(shù)，以便降低復(fù)雜性。

o按信息保留計(jì)劃，執(zhí)行刪除任務(wù)。在這里，實(shí)時歸檔是一項(xiàng)關(guān)鍵的任務(wù)。實(shí)時歸檔的工作原理是，將信息（來自電子郵件和其他系統(tǒng)）遷入中央存儲庫，即歸檔位置。一旦某個信息項(xiàng)目完成歸檔，企業(yè)就可以根據(jù)策略來實(shí)現(xiàn)自動化控制模式了。這一環(huán)節(jié)很重要，因?yàn)樾畔⑦M(jìn)入自動化的控制模式后，企業(yè)就可以實(shí)施基本的保留和刪除策略了，從而能讓自己在不影響最終用戶的情況下實(shí)現(xiàn)重復(fù)的保留和刪除流程。

o使用歸檔系統(tǒng)執(zhí)行電子查詢?nèi)蝿?wù)。信息集中后，企業(yè)就能夠更快地搜索相關(guān)的信息了，并且搜索的內(nèi)容也會比備份環(huán)境的更全面。這也就降低了企業(yè)評估法律風(fēng)險(xiǎn)、解決內(nèi)部調(diào)查問題和應(yīng)對遵從事件所用的時間和成本。不妨考慮一下歸檔功能在前期案例評估中發(fā)揮的作用。如果企業(yè)在遇到法律案件時能盡早做出評估，那么，他們選擇案件處理策略就會更輕松、更有效，安排訴訟預(yù)算會更合理。如果內(nèi)部法律顧問能訪問支持搜索和審查功能的歸檔系統(tǒng)，那么，電子查詢成本也會隨之降低。收集歸檔信息并為其編制索引后，企業(yè)就可以開展早期案件評估了，并且這樣還不會產(chǎn)生手動收集數(shù)據(jù)和交給第三方處理所招致的費(fèi)用和中斷。

結(jié)論

現(xiàn)在，很多企業(yè)都在無限期地存儲信息，而沒有去實(shí)施能讓他們放心刪除不重要數(shù)據(jù)和記錄的策略。如果他們沒有實(shí)施規(guī)范的保留計(jì)劃，那么就會不斷面臨以下問題，如存儲劇增，備份時間無法承受，法律風(fēng)險(xiǎn)增加和查詢效率低、成本高。

簡而言之，企業(yè)應(yīng)該重新控制數(shù)量龐大且飛速增長的信息。雖然企業(yè)以后可以逐步開發(fā)一套全面、具體的策略，但首先還是應(yīng)該盡快制定規(guī)范的計(jì)劃。如果企業(yè)想防范一些會帶來重大經(jīng)濟(jì)損失的信息管理錯誤，這也是最保險(xiǎn)的做法。

詳情請下載2010 年度信息管理狀況調(diào)查報(bào)告。

有關(guān)如何應(yīng)對歸檔和查詢挑戰(zhàn)的信息，請?jiān)L問Symantec Enterprise Vault。