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六種措施 全面保護(hù)OFFICE文檔安全

安全 應(yīng)用安全
合理運(yùn)用OFFICE軟件本身的一些設(shè)置即可較好的滿足大家的要求。下面我們就以Word 2003為例向大家介紹具體的做法。 

OFFICE文檔是我們辦公中使用最普遍的文檔格式之一,它里面存儲(chǔ)內(nèi)容一般都是涉及公司或個(gè)人的重要內(nèi)容,在很多情況下是禁止別人修改或者查看的。那么如何才能做到這一點(diǎn)呢?其實(shí),合理運(yùn)用OFFICE軟件本身的一些設(shè)置即可較好的滿足大家的要求。下面我們就以Word 2003為例向大家介紹具體的做法。 

一、設(shè)置保存密碼  

使用密碼對(duì)文檔進(jìn)行保護(hù),是一種最常用的做法。密碼保護(hù)一共分為兩層,即打開權(quán)限密碼和修改權(quán)限密碼。對(duì)文檔設(shè)置密碼一共有兩個(gè)地方可以進(jìn)行,操作都比較簡(jiǎn)單。如果該文檔是初次保存,那么我們就可以在打開“另存為”窗口設(shè)置保存位置和文件名時(shí),單擊“另存為”窗口右上角的“工具”按鈕,在彈出的菜單中選擇“安全措施選項(xiàng)”命令打開“安全性”窗口,在這里我們就可以分別設(shè)置“打開文件時(shí)的密碼”和“修改文件時(shí)的密碼”了,建議大家不要將這兩個(gè)密碼設(shè)為同一個(gè)內(nèi)容。

如果文件初次保存時(shí)沒有設(shè)置密碼,那么也沒關(guān)系,我們只需要打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令,將打開的“選項(xiàng)”窗口切換到“安全性”標(biāo)簽,在這里同樣可以設(shè)置打開和修改權(quán)限密碼。

對(duì)于擁有打開權(quán)限密碼,那么在打開受保護(hù)的文檔時(shí),該文檔是只讀屬性,如果對(duì)進(jìn)行了修改,那么只能換名存盤,不會(huì)影響到原文檔的內(nèi)容;如果擁有修改權(quán)限密碼,那么就表示對(duì)文檔擁有了完全控制權(quán)。 

二、防止文檔屬性暴露信息 

即使我們對(duì)文檔進(jìn)行了加密,但是還不能保證肯定安全。因?yàn)楫?dāng)我們?cè)诮⑽臋n時(shí)如果先輸入文檔的內(nèi)容,然后再保存時(shí),那么就會(huì)在文檔屬性的“摘要”標(biāo)簽中顯示一些個(gè)人信息。對(duì)此,我們只需要在資源管理器中打開該文檔的屬性窗口,將其切換到“摘要”標(biāo)簽,然后將標(biāo)題、主題、作者、備注等信息全部刪除,或者填寫一些無(wú)關(guān)緊要的內(nèi)容。

其次,我們也可以直接在文檔中打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令,然后在“安全性”標(biāo)簽中把“隱私選項(xiàng)”下的“保存時(shí)從文件屬性中刪除個(gè)人信息”項(xiàng)選中即可。

三、保護(hù)文檔

在Word 2003中還給我們提供了一個(gè)“保護(hù)文檔”的實(shí)用工具,借助該工具就可以限制非法用戶對(duì)文檔格式和內(nèi)容進(jìn)行隨意修改。 

要啟動(dòng)文檔保護(hù),只需要打開該文檔,然后單擊“工具”菜單,選擇其中的“保護(hù)文檔”,這樣就會(huì)在當(dāng)前編輯窗口右側(cè)多出一個(gè)“保護(hù)文檔”編輯區(qū)域。在該區(qū)域一共分為三部分:其中第一部分“格式設(shè)置限制”主要是防止非法用戶對(duì)文檔的格式進(jìn)行修改,對(duì)此我們只需要選中“限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式”選項(xiàng),然后單擊“設(shè)置”按鈕,在彈出的“格式設(shè)置限制”窗口中設(shè)置禁止用戶修改的格式類型,例如字體、字號(hào)等格式;第二部分則是“編輯限制”,這可以防止別人隨意修改文檔的內(nèi)容,選中“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”,然后在下拉菜單中選擇用戶可以進(jìn)行的操作,例如“批注”,這樣就可以避免別人隨意修改文檔原來(lái)的內(nèi)容,只能添加或修改批注的內(nèi)容了。

做好上面兩項(xiàng)保護(hù)內(nèi)容后,我們只需要單擊第三部分中的“是,啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕,這樣即會(huì)彈出密碼設(shè)置窗口,設(shè)置一個(gè)保護(hù)密碼,這樣在沒有密碼的前提下文檔將處于保護(hù)狀態(tài)。如果要對(duì)文檔進(jìn)行修改,只需要再次打開“工具”菜單,選擇“取消文檔保護(hù)”命令,在彈出的窗口中輸入預(yù)設(shè)的口令即可。

四、防止別人偷窺 

防止別人偷窺除了上面介紹的加密保護(hù)之外,我們還可以使用一些更加巧妙的方法。因?yàn)榧恿嗣艽a,別人可以借助專業(yè)的破解工具來(lái)破解,而換一個(gè)思維進(jìn)行加密有可能啟到出其不意的效果。

打開“編輯”菜單,選擇“全選”命令將文檔全部選中,然后將其全部設(shè)為“白色”,這樣由于文檔背景色也是白色,別人打開看到的也只是空白一片,以為這只是一個(gè)空白文件。當(dāng)然,為了提高安全性,我們可以在文檔中插入一些不相關(guān)的圖片,這樣偷窺者就不會(huì)因?yàn)槲臋n體積的變化起疑心了。

當(dāng)然,這種方法屬于出其不意的操作,為了提高其操作的安全性,我們還可以在這個(gè)方法的基本上再做一些改動(dòng)。

打開“工具”菜單,選擇“宏”下的“錄制新宏”,在打開的窗口中單擊“將宏指定到”中的“鍵盤”按鈕,將鼠標(biāo)定在打開的窗口“請(qǐng)按新快捷鍵”中,按下鍵盤上一個(gè)指定的快捷鍵,例如Ctrl+1,再單擊“指定”按鈕將其添加到“當(dāng)前快捷鍵”列表中,單擊“關(guān)閉”按鈕返回主窗口,把文檔全部設(shè)為白色,做好后單擊宏錄制工具欄上的“停止錄制”按鈕。

這樣別人若不知道我們?cè)O(shè)置的快捷鍵將無(wú)法成功修改文檔的顏色,而我們自己要修改時(shí),只需要在修改前按下設(shè)置的快捷鍵即可。 

另外,為了提高安全性,建議大家取消文檔中的段落標(biāo)識(shí)。其方法是打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令,在“視圖”標(biāo)簽中取消“格式標(biāo)記”下的“段落標(biāo)記”項(xiàng)即可。

五、宏安全 

為了防止宏病毒對(duì)文檔造成侵害,我們有必要對(duì)宏病毒提供警告保護(hù)。

打開“工具”菜單,選擇“宏”子菜單中的“安全性”命令,在這里我們就可以為其指定一個(gè)安全級(jí)別。建議大家至少使用中、高級(jí),不要使用低級(jí)。 

六、防范意外損壞丟失  

對(duì)OFFICE文檔提供保護(hù),不僅僅是在保密上下功夫,除此之外我們還必須應(yīng)付一些意外情況,例如文檔損壞或斷電丟失。 

對(duì)于這些意外情況,只要我們事先做好防范,同樣可以將損失降到最低點(diǎn)。打開“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令,切換到“保存”標(biāo)簽,首先選中“保留備份”和“允許后臺(tái)保存”兩個(gè)選項(xiàng),這樣在我們保存原文檔的同時(shí),程序會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)WBK為后綴名的備份文檔;其次為了防范斷電、死機(jī)等意外情況的發(fā)生,我們還需要在“保存”標(biāo)簽中選中“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”,同時(shí)設(shè)置一個(gè)間隔的時(shí)間。這樣即使出現(xiàn)意外文檔沒有保存,也不用擔(dān)心內(nèi)容的丟失。 

合理運(yùn)用上述方法,相信一定能夠保證你文檔的安全。

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責(zé)任編輯:佚名 來(lái)源: ZDNet 安全頻道
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